หุ้น:
7 หน้าที่ของผู้ช่วยฝ่ายบริหารหลัก
หน้าที่ของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร พวกเขาเป็นงานที่ได้รับความช่วยเหลือและช่วยเหลือในกิจกรรมปกติที่ บริษัท พัฒนา ดังนั้นจึงเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของเดียวกัน.
กิจกรรมเหล่านี้มักจะแปรผันตามพื้นที่ธุรกิจของ บริษัท ที่พวกเขาทำงาน ตัวอย่างเช่นในสำนักงานพิเศษเช่น บริษัท กฎหมายผู้เข้าร่วมประชุมมักจะมีการฝึกอบรมเฉพาะสำหรับการทำงานของกิจกรรมบางอย่าง.
อย่างไรก็ตามมีฟังก์ชั่นทั่วไปในทุกพื้นที่ที่โดยทั่วไปแล้วจะหมุนรอบการกระจายและการจัดการข้อมูลภายในสำนักงาน ซึ่งรวมถึงการจัดการเอกสารที่เก็บและการจัดกิจกรรม.
แต่กิจกรรมเหล่านี้อาจกลายเป็นวงกว้างมากขึ้น บางครั้งผู้ช่วยฝ่ายบริหารก็ต้องจัดการกับการประมวลผลข้อมูลบัญชีและยังรับประกันการทำงานของทรัพยากรเทคโนโลยีของ บริษัท.
หน้าที่หลัก 7 ประการของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร
1- การจัดการเอกสาร
หนึ่งในหน้าที่หลักของผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือการช่วยเหลือสมาชิกของสำนักงานในการจัดการเอกสารและไฟล์.
โดยทั่วไปภารกิจนี้เกี่ยวข้องกับที่เก็บข้อมูลการจัดระเบียบและการจัดการไฟล์.
อย่างไรก็ตามในบางโอกาสคุณอาจจำเป็นต้องเขียนแก้ไขและตรวจสอบเอกสาร.
ในบาง บริษัท พวกเขาจะถูกขอให้เขียนตามคำบอกของจดหมายหรือบันทึกและบันทึกรายงานการประชุมที่เกิดขึ้น.
ในบางกรณีเช่นเมื่อต้องติดต่อกับ บริษัท กฎหมายจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเฉพาะด้านเพื่อให้บรรลุหน้าที่เหล่านี้: ผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องเข้าใจคำศัพท์และกระบวนการทางกฎหมาย.
ในทางกลับกันผู้ช่วยฝ่ายธุรการที่ทำงานในสาขาการแพทย์ต้องการความรู้ที่แตกต่างกัน พวกเขาจะต้องมีการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับการจัดการกับผู้ป่วยและการอ่านรายงานทางการแพทย์.
2- การวางแผนกิจกรรม
การวางแผนงานในสำนักงานมักเป็นความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายธุรการ ขนาดของความรับผิดชอบนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามขนาดของ บริษัท.
เหตุการณ์สามารถเป็นเพียงการประชุมหรืออาหารกลางวันเพื่อธุรกิจ แต่ก็อาจเป็นรัฐสภาหรือปาร์ตี้ธุรกิจขนาดใหญ่.
ไม่ว่าในกรณีใดผู้ช่วยต้องจัดการเกณฑ์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์.
ซึ่งรวมถึงการติดต่อซัพพลายเออร์ทำการจองการเลือกเมนูและการตกแต่ง แต่มันยังรวมถึงการติดต่อเชิญและยืนยันผู้เข้าร่วมประชุมลำโพงและลำโพงในกรณีที่มีความจำเป็น.
3- ความสนใจแบบตัวต่อตัวกับผู้ใช้และผู้เข้าชม
ความสนใจต่อผู้ใช้มักจะเป็นหนึ่งในงานที่พบบ่อยที่สุดสำหรับผู้ช่วยในการดูแลระบบ ผู้ชมที่มุ่งเน้นความสนใจจะขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท และทิศทางธุรกิจ.
ในกรณีของ บริษัท ขนาดเล็กที่ให้บริการประชาชนโดยตรงเป็นไปได้ว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหารควรรับลูกค้า.
เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นงานของพวกเขามีจุดประสงค์เพื่อชี้นำและช่วยเหลือพวกเขาในระหว่างที่พวกเขาอยู่ที่โรงงานของ บริษัท.
ใน บริษัท ขนาดใหญ่ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะต้องเข้าร่วมเป็นผู้เยี่ยมชมรายอื่นในฐานะหุ้นส่วนหรือซัพพลายเออร์รายใหญ่.
ในกรณีนี้ภารกิจของพวกเขาคือการแนะนำพวกเขาในการปฏิบัติตามระเบียบวาระการประชุมและการประชุมกับฝ่ายบริหารหรือด้านอื่น ๆ ของ บริษัท.
4- โทรศัพท์และความช่วยเหลือเสมือน
โทรศัพท์และความสนใจเสมือนรวมอยู่ในหมวดหมู่ของความช่วยเหลือผู้ใช้ ในกรณีของความช่วยเหลือทางโทรศัพท์จะมีการปฐมนิเทศลูกค้าและคู่ค้ารวมถึงการจัดระเบียบและการบริหารวาระการประชุม.
เมื่อมันมาถึงความสนใจเสมือนงานขึ้นอยู่กับช่องทางที่ บริษัท ให้บริการลูกค้าหรือการจัดการข้อมูล.
ในบางกรณีเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการอีเมลการตอบสนองการส่งต่อหรือการเก็บข้อความตามที่จำเป็น.
ในกรณีอื่น ๆ เมื่อช่องทางการสื่อสารเสมือนมีความหลากหลายมากขึ้นสามารถรวมงานอื่น ๆ เช่นความสนใจของสาธารณชนผ่านระบบแชทหรือแม้แต่ตอบคำถามผ่านเครือข่ายสังคมออนไลน์ของ บริษัท.
ใน บริษัท ขนาดใหญ่เป็นเรื่องปกติที่มีบุคลากรที่ให้ความสนใจกับช่องทางการสื่อสารเหล่านี้เป็นพิเศษ เมื่อ บริษัท มีขนาดเล็กงานนี้มักจะเหลือให้ผู้ช่วยฝ่ายบริหาร.
5- การบริหารวาระการประชุม
การจัดการวาระเป็นหนึ่งในภารกิจที่สำคัญที่สุดของผู้ช่วยฝ่ายธุรการ.
ความรับผิดชอบนี้รวมถึงการรับการร้องขอสำหรับการนัดหมายและการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยตนเองหรือออนไลน์และจัดระเบียบพวกเขาในระเบียบวาระการประชุมตามเกณฑ์ที่กำหนด.
นอกจากนี้ยังมีการจัดตารางการประชุมทั้งภายในและภายนอก บริษัท อาหารกลางวันทำงานและการเดินทางเพื่อธุรกิจ.
ในกรณีหลังเหล่านี้มันเป็นความรับผิดชอบของผู้ช่วยในการจองเที่ยวบินโรงแรมร้านอาหารหรือห้องประชุมตามความจำเป็น.
6- การบัญชี
บางครั้งผู้ช่วยฝ่ายธุรการมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายใน บริษัท หน้าที่เหล่านี้สามารถทำได้ง่ายเช่นการบันทึกค่าใช้จ่ายบางอย่างในสเปรดชีต.
ในบางกรณีผู้ช่วยถูกขอให้ฝึกอบรมเพื่อพัฒนางานที่ซับซ้อนมากขึ้น ตัวอย่างเช่นความรับผิดชอบของคุณอาจรวมถึงการนำเสนอรายงานการบัญชีต่อฝ่ายบริหาร.
โดยปกติแล้วสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท บริษัท ขนาดใหญ่มักจะมีบทบาทพิเศษมากกว่า ในข้อมูลบัญชีเหล่านี้บริหารงานโดยผู้ว่าจ้างเพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว.
อย่างไรก็ตามหนึ่งในทักษะพื้นฐานสำหรับผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือโดเมนของซอฟต์แวร์บัญชีสำนักงานเช่น Microsoft Excel.
7- การจัดการเทคโนโลยี
การจัดการทรัพยากรเทคโนโลยียังเป็นส่วนหนึ่งของฟังก์ชั่นของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ในแง่นี้ความรับผิดชอบคือการรับประกันว่าเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการดำเนินงานของ บริษัท ทำงานได้ดี.
ซึ่งรวมถึงการทำสำเนาสำรองของข้อมูลที่มีอยู่ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และการปรับปรุงโปรแกรมป้องกันไวรัสรวมถึงงานอื่น ๆ.
ในทางกลับกันมันรวมถึงการจัดการอุปกรณ์เช่นโปรเจ็คเตอร์และแล็ปท็อป.
นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและบำรุงรักษาอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาตามปกติของกิจกรรมที่อยู่ในความรับผิดชอบของพวกเขา.
นี่ไม่ได้หมายความว่าผู้ช่วยฝ่ายบริหารควรมีความรู้ด้านเทคนิค งานดังกล่าวประกอบด้วยการว่าจ้างบุคลากรด้านเทคนิคซึ่งดำเนินการบำรุงรักษาอุปกรณ์เป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงความพ่ายแพ้.
การอ้างอิง
- Bucky, J. (2017) หน้าที่งานของเลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร สืบค้นจาก: thebalance.com
- ผู้สร้างอาชีพ (2016) การทำงานเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหาร - เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป ดึงมาจาก: careerbuilder.com
- Pffefer, J. (2016) ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบการแพทย์ทำอะไร? สืบค้นจาก: rasmussen.edu
- Study.com ( S.F. ) หน้าที่ของผู้ช่วยผู้บริหาร ดึงมาจาก: study.com