ลักษณะการสื่อสารชนิดเขียนองค์ประกอบข้อดี

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร มันเป็นปฏิสัมพันธ์ประเภทใด ๆ ที่ใช้ประโยชน์จากการเขียนโค้ด แม้ว่ามันจะขึ้นอยู่กับระบบภาษาเดียวกันของ orality คุณสมบัติของมันแตกต่างกัน ดังนั้นจึงแตกต่างจากคนอื่น ๆ รูปแบบการเขียนเป็นธรรมดาอย่างสมบูรณ์ สิ่งนี้จะต้องเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดไว้ตามกฎที่กำหนดโดยภาษา.

ในอีกด้านหนึ่งการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นรูปแบบปกติที่สุดของการสื่อสารอย่างเป็นทางการระหว่างมนุษย์และทำหน้าที่ทางสังคมในรูปแบบต่าง ๆ ในการใช้งานมันมักจะถูกใช้ในการจัดทำเอกสารประเภทของเหตุการณ์ต่าง ๆ และเพื่อดำเนินการปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล.

นอกจากนี้คุณสมบัติที่เกี่ยวข้องมากที่สุดอีกอย่างหนึ่งก็คือไม่ต้องมีผู้ส่งและผู้รับในพื้นที่และเวลาเดียวกัน ดังนั้นข้อความที่ได้รับในรูปแบบรอการตัดบัญชีและการทำงานร่วมกันของนักเขียน (ผู้ส่ง) และผู้อ่าน (ผู้รับ) มี จำกัด มาก.

ในทางกลับกันการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นเป็นกิจกรรมสร้างสรรค์ที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมีสติ ความพยายามนี้มาจากสิ่งเร้าที่เกิดจากจิตใจ.

ในเรื่องนี้มันแตกต่างจากหนึ่งในช่องปากที่พวกเขาจะถูกเก็บรวบรวมภายนอกโดยผู้รับประสาทสัมผัส ในทางตรงกันข้ามคนที่เขียนมาจากกิจกรรมทางปัญญาภายใน.

ดัชนี

• 1 ลักษณะ
  • 1.1 การรับข้อความที่เลื่อนออกไป
  • 1.2 รอบ จำกัด
  • 1.3 พื้นที่ว่างเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับความซ้ำซ้อน
  • 1.4 การวางแผนล่วงหน้า
• 2 ประเภท
  • 2.1 บันทึก
  • 2.2 รายงาน
  • 2.3 แผ่นพับ
  • 2.4 อีเมล
  • 2.5 ข้อเสนอ
  • 2.6 ตัวอักษร
  • 2.7 โทรเลข
  • 2.8 แฟกซ์
• 3 องค์ประกอบของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
• 4 ข้อดี
  • 4.1 ความคงทนในเวลา
  • 4.2 กลไกการควบคุม
  • 4.3 การเก็บรักษา
  • 4.4 ระดับการสะท้อนแสงที่สูงขึ้น
  • 4.5 ความเป็นไปได้ที่จะเกิดการบิดเบือนและการตีความน้อย
• 5 ข้อเสีย
  • 5.1 ค่าใช้จ่าย
  • 5.2 ความสามารถในการเข้าใจอย่างมีประสิทธิภาพ
  • 5.3 ข้อเสนอแนะ
  • 5.4 ความยากลำบากในการแสดงอารมณ์  
  • 5.5 การรับล่าช้าหรือไม่แน่นอน
  • 5.6 การขาดความยืดหยุ่น
• 6 อ้างอิง

คุณสมบัติ

การรับข้อความที่เลื่อนออกไป

หนึ่งในลักษณะของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือเกี่ยวข้องกับปัจจัยเวลา ในสถานการณ์การสื่อสารแบบตัวต่อตัวข้อความที่เข้ารหัสของผู้ส่งจะได้รับโดยผู้รับทันที.

แต่ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีความล่าช้าอยู่เสมอ โดยทั่วไปไม่มีการ จำกัด เวลาที่แน่นอนสำหรับความล่าช้านี้.

รอบ จำกัด

วงจรการสื่อสารประกอบด้วยองค์ประกอบการสื่อสารพื้นฐานสี่ประการ ได้แก่ ผู้ส่งข้อความพร้อมช่องทางการสื่อสารผู้รับและการตอบสนองหรือปฏิกิริยา เมื่อการรับข้อความเกิดขึ้นในรอบเลื่อนเวลาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมี จำกัด มากขึ้น.

อย่างไรก็ตามเนื่องจากความก้าวหน้าใหม่ในการสื่อสารและข้อมูลหลายช่องทางช่วยให้ขั้นตอนสุดท้ายของรอบ (ข้อเสนอแนะหรือการตอบสนอง) จะแล้วเสร็จเกือบจะในเวลาเดียวกับในการสื่อสารแบบตัวต่อตัว ตัวอย่างของสิ่งเหล่านี้คือบริการส่งข้อความด่วน.

พื้นที่เล็ก ๆ สำหรับความซ้ำซ้อน

บันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะจำกัดความเป็นไปได้ของการสำรอง ในการสื่อสารด้วยปากเปล่าท่าทางและองค์ประกอบพาราเวอรัล - เช่นเสียงสูงต่ำ - รองรับภาษาวาจา.

นี่ไม่ใช่กรณีในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นระดับความต้องการจึงสูงกว่าทำให้ผู้ออกใบรับรองใช้คำที่มีความแม่นยำมากขึ้น.

ในความเป็นจริงการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีคุณค่าทางสังคมสูง การประเมินผลนี้ลดลงด้วยการใช้คำซ้ำและการใช้รูปแบบวากยสัมพันธ์เดียวกัน ที่นี่ความคิดริเริ่มและนวัตกรรมที่เป็นทางการได้เหนือกว่า.

การวางแผนก่อนหน้า

โดยทั่วไปการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ได้เป็นการกระทำที่กะทันหัน เมื่อมีการเขียนบ่อยครั้งจะพบชุดเงื่อนไขหรือข้อกำหนดต่างๆ ในหมู่พวกเขาหากต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเนื้อหาของข้อความโดยรวมและการสื่อสารภายใน.

สำหรับเรื่องนี้ผู้ออกจะต้องมีรูปแบบการจัดระเบียบข้อความ เมื่อข้อความดำเนินไปเรื่อย ๆ องค์ประกอบทั้งหมดของข้อความจะถูกต่อกันจนกว่าความคิดที่เกี่ยวข้องจะมีความหมาย.  

ชนิด

สำหรับประเภทของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นมีมากพอ ๆ กับความหลากหลายของการกระทำของมนุษย์ ด้วยวิธีนี้แต่ละครั้งที่บางคน (โทรเลข) หายไปและอื่น ๆ ปรากฏขึ้น (ตัวอย่างเช่นอีเมล) ต่อไปจะอธิบายเพียงบางส่วนเท่านั้น.

บันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำเป็นวิธีการสื่อสารภายในที่เป็นที่นิยมในหมู่สมาชิกขององค์กร มันเป็นรูปแบบของตัวอักษรย่อที่มีรูปแบบที่น้อยที่สุดของความสุภาพและเข้าถึงได้ทันทีในเรื่องที่เฉพาะเจาะจงของข้อความ.

ในการสื่อสารประเภทนี้โดยทั่วไปมีรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า กฎหลักในการเติมเต็มรวมถึงการเขียนที่ถูกต้องและความเคารพส่วนบุคคลและลำดับชั้น วิธีการเขียนควรตรงและไม่มีความคุ้นเคยใด ๆ.

ข้อมูล

รายงานเป็นการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอีกประเภทหนึ่ง สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้าการศึกษากฎหมายหรือวิทยาศาสตร์.

รูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอาจมีอยู่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะและวัตถุประสงค์ของรายงาน อย่างไรก็ตามในแง่ทั่วไปรายงานควรมีการแนะนำสั้น ๆ วัตถุประสงค์หลักและผลลัพธ์. 

ในบางโอกาสกราฟและตารางถูกรวมไว้เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำความเข้าใจผลลัพธ์ ในทำนองเดียวกันรายงานจำนวนมากมีรายการคำแนะนำ.

วรรณกรรม

โบรชัวร์เป็นสิ่งพิมพ์ที่ บริษัท นำเสนอผลิตภัณฑ์และบริการของตน พวกเขายังเผยแพร่เพื่อช่วยตัวแทนขายในการเยี่ยมชมลูกค้า.  

บริษัท ผลิตโบรชัวร์ในรูปทรงและขนาดต่าง ๆ โบรชัวร์บางตัวมีขนาดตัวอักษรในขณะที่คนอื่นพับครึ่งหรือสามส่วน.

ในทางกลับกันพวกเขาโดดเด่นด้วยสีสันที่สดใสและมีภาพมากมายในผลิตภัณฑ์หรือบริการหลักของพวกเขา ข้อความมีน้อยและมีพื้นที่ว่างจำนวนมากเพื่อให้หนังสือเล่มนี้สามารถอ่านได้ง่าย.

อีเมล

ปัจจุบันอีเมล์เป็นรูปแบบการสื่อสารที่พบบ่อยมาก พวกเขาจะใช้ในการส่งเอกสารจัดประชุมยืนยันการนัดหมายและติดต่อผู้สมัครงาน นอกจากนี้พวกเขายังได้รับการว่าจ้างให้จัดการกับเรื่องส่วนตัว.

แม้จะมีความไม่เป็นทางการ แต่อีเมลจะต้องเป็นไปตามบรรทัดฐานทั่วไป สำหรับวัตถุประสงค์ดังกล่าวรูปแบบจะกำหนดช่องว่างสำหรับผู้ส่งผู้รับหัวเรื่องและช่องว่างที่ควรเขียนข้อความ.

แม้ว่าจะถูกใช้เพื่อจุดประสงค์ที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์ แต่ก็มีข้อตกลงบางอย่างที่ต้องเคารพเพื่อหลีกเลี่ยงปฏิกิริยาทางลบ ในหมู่พวกเขาเราสามารถพูดถึงการเขียนชื่อและชื่อที่ถูกต้องการใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้องและโครงสร้างประโยคและย่อหน้าที่ถูกต้อง.

ข้อเสนอ

ข้อเสนอเป็นเอกสารที่อธิบายถึงโครงการในอนาคต เหล่านี้มักจะมีเพียงหนึ่งหรือสองหน้า รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องของแต่ละงานเฉพาะของโครงการ.

สามารถรวมค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ไม่ตรงกับโครงการเช่นค่าพิมพ์ค่าจดหมายและค่าส่งไปรษณีย์และอื่น ๆ.

ตัวอักษร

ตัวอักษรเป็นหนึ่งในรูปแบบที่เก่าแก่ที่สุดของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร หัวเรื่องของจดหมายอาจเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเพื่อการค้า ก่อนการมาถึงของรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สิ่งเหล่านี้เป็นวิธีการสื่อสารที่นิยมมาก เช่นเดียวกับในอีเมลรูปแบบเงียบขรึมและข้อความที่กระชับถูกนำมาใช้ในเชิงพาณิชย์.

อย่างไรก็ตามจดหมายส่วนบุคคลแสดงให้เห็นว่าการเขียนมีอยู่น้อยลง การรักษาความสุภาพนั้นน้อยมาก การพัฒนาชุดรูปแบบเป็นไปอย่างสะดวกสบายระหว่างผู้ส่งและผู้รับข้อความ จำนวนหน้าถูก จำกัด โดยความจุของทั้งสอง ก้าวหน้าเหล่านี้ถูกแทนที่ด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์.    

โทรเลข

โทรเลขเป็นจดหมายฉบับย่อและย่อ ที่นี่สูตรมารยาทจะถูกเก็บไว้ให้น้อยที่สุดและบางครั้งก็ถูกละเว้น ข้อความในข้อความนั้นเขียนไม่เกินจำนวนคำมากที่สุดและทำให้มีความจำเป็นน้อยที่สุด.

ในทำนองเดียวกันรูปแบบของความสุภาพเป็นแบบมาตรฐานและแบบย่อ (นายสำหรับนางนางสำหรับนางและคนอื่น ๆ ที่คล้ายกัน) การใช้งานของพวกเขาลดลงตามความก้าวหน้าของสื่ออิเล็กทรอนิกส์.

แฟกซ์

นี่เป็นวิธีบุกเบิกในการส่งข้อความที่เขียนด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าทั้งการเขียนและการอ่านของมันถูกเขียนบนกระดาษเขียน แต่การส่งสัญญาณของมันก็ทำด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ การใช้งานลดลงเนื่องจากมีการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์เพิ่มมากขึ้น.

องค์ประกอบของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

โดยทั่วไปแล้วจะถือว่าองค์ประกอบหลักสามประการของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือโครงสร้าง (แบบฟอร์มเนื้อหา) สไตล์ (การเขียน) และเนื้อหา (ธีม).

ในส่วนที่เกี่ยวกับโครงสร้างสิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจหัวข้อ นั่นคือเหตุผลที่แนะนำให้ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ก่อนที่จะเริ่มเขียน.

ในความสัมพันธ์กับสไตล์นี้เกี่ยวข้องกับผู้ออกในตัวอย่างแรก อย่างไรก็ตามมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงผู้รับที่เป็นไปได้ของเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร บางครั้งจำเป็นต้องใช้ประโยคหรือย่อหน้าสั้น ๆ พร้อมคำศัพท์ง่ายๆ บางครั้งข้อความควรมีความยาวและขยายออกไปเล็กน้อย.

ในที่สุดเกี่ยวกับเรื่องนี้อาจมีความหลากหลายมาก ทุกพื้นที่ของการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์สามารถเป็นวัตถุของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึงจากวิชาวิทยาศาสตร์ไปยังส่วนบุคคลผ่านกฎหมายและขั้นตอน.

ประโยชน์

ความคงทนในเวลา

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเป็นวิธีการถาวรของข้อมูล ดังนั้นจึงมีประโยชน์เมื่อจำเป็นต้องเก็บบันทึก ในทำนองเดียวกันมันสำคัญมากในการมอบหมายความรับผิดชอบที่ถูกต้องและในการกำหนดบรรทัดฐานและขั้นตอน ในทางกลับกันจะช่วยให้แบบสอบถามซ้ำของข้อความ.

กลไกการควบคุม

ด้วยความเป็นไปได้ของความคงทนในเวลาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับเป็นเครื่องมือควบคุม แผ่นควบคุมหรือผลลัพธ์กฎหมายข้อตกลงเป็นต้นเป็นเอกสารที่มีการดำเนินการโดยทั่วไปผ่านการสื่อสารในโหมดนี้.

การเก็บรักษา

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีการเก็บรักษาในระดับสูง สิ่งนี้ช่วยให้ปลอดภัยและยั่งยืน ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้วิธีการอื่นในการเก็บรักษาข้อมูลเป็นไปได้ อย่างไรก็ตามจนถึงปัจจุบันเอกสารที่เขียนเป็นต้นฉบับยังคงเป็นข้อพิสูจน์ขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการมีอยู่และความคิดริเริ่ม.

ระดับการสะท้อนแสงที่สูงขึ้น

ผู้ใช้สื่อนี้ไตร่ตรองอย่างมีประสิทธิภาพก่อนเขียน การกระทำของการเขียนข้อความมักจะนำหน้าด้วยกระบวนการคิดและกำหนดสิ่งที่คุณต้องการแสดง แม้แต่การเขียนเองก็เป็นกระบวนการของการไตร่ตรอง ดังนั้นโหมดการสื่อสารนี้จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งความแม่นยำและความแม่นยำ.

ความเป็นไปได้น้อยของการบิดเบือนและการตีความ

ในข้อความที่ส่งผ่านการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีความเป็นไปได้น้อยที่จะเกิดการบิดเบือน ในระบบการสื่อสารนี้ข้อมูลจะถูกลงทะเบียนอย่างถาวรและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้น้อยที่จะเกิดการบิดเบือนหรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูล.

ในทางกลับกันโอกาสในการตีความข้อความผิดพลาดน้อยลง ในกรณีที่มีข้อสงสัยข้อความนั้นสามารถอ่านซ้ำได้หลายครั้งตามที่จำเป็นจนกว่าจะเข้าใจเต็ม.

ในทำนองเดียวกันความเร็วในการอ่านหรืออ่านซ้ำสามารถปรับได้ตามระดับความเข้าใจของผู้รับข้อความ ด้วยวิธีนี้สามารถรับประกันได้ว่าหากทั้งผู้ส่งและผู้รับจัดการรหัสเดียวกันข้อความจะมาถึงตามที่ต้องการ.

ข้อเสีย

ค่าใช้จ่าย

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ได้ทางเศรษฐกิจ มีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับวัสดุ (กระดาษและหมึกเหนือสิ่งอื่นใด) และแรงงานที่ใช้ในการเขียนและส่งงานเขียน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจเพิ่มขึ้นขึ้นอยู่กับระยะทางทางกายภาพระหว่างผู้ส่งและผู้รับ.

ความสามารถในการเข้าใจอย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสมควรได้รับทักษะและความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการใช้ภาษาและคำศัพท์ การขาดทักษะการเขียนและคุณภาพของข้อความที่ไม่ดีมีผลกระทบในทางลบต่อข้อความและทำให้พวกเขาเข้าใจความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ.

ข้อเสนอแนะ

ความคิดเห็นของข้อความในการสื่อสารที่เขียนไม่ได้ทันที ในการสื่อสารประเภทนี้กระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัสช้า.

ขึ้นอยู่กับรหัสที่ใช้ความเข้าใจอาจใช้เวลานานกว่าที่ต้องการ ไม่ว่าในกรณีใดข้อเสนอแนะอยู่ที่ความสะดวกสบายของผู้รับข้อความไม่ใช่ผู้ออก.

ความยากลำบากในการแสดงอารมณ์  

การเป็นสื่อสะท้อนแสงจึงเป็นเรื่องยากที่จะแสดงอารมณ์ในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ในความเป็นจริงกวีและศิลปินที่ใช้สื่อนี้เพื่อแสดงความงามและอารมณ์ใช้เทคนิคที่ยากต่อการใช้ บางครั้งพวกเขาก็ประสบความสำเร็จ แต่ในบางคนพวกเขาไม่บรรลุเป้าหมายในการถ่ายทอดอารมณ์ความรู้สึกของศิลปิน.

การสื่อสารประเภทนี้เรียกว่าเย็นไม่มีตัวตนและขัดแย้งกับการสื่อสารในรูปแบบอื่น ๆ ที่อาจรวมถึงคุณสมบัติทางวาจาและท่าทาง ด้วยเหตุนี้จึงมีการใช้บ่อยครั้งกว่าในการส่งข้อมูลซึ่งความแม่นยำของข้อเท็จจริงนั้นมีความสำคัญ.

ใบเสร็จรับเงินล่าช้าหรือไม่แน่นอน

วิธีการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรขัดขวางการยืนยันการรับข้อความในทันที ในบางกรณีถึงแม้จะไม่สามารถระบุได้ว่าข้อความนั้นมาถึงผู้รับที่ต้องการหรือไม่.

ขาดความยืดหยุ่น

การขาดความยืดหยุ่นเป็นอีกหนึ่งข้อเสียของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อข้อความต้นฉบับออกมาจะไม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ไขเนื้อหาอย่างรวดเร็ว.

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นต้องได้รับการรับรองจากผู้รับข้อความ เช่นเดียวกันการแก้ไขทุกอย่างที่ทำแม้บางส่วนจะมีผลกับข้อความทั้งหมด.

การอ้างอิง

1. Inc. (s / f) การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร นำมาจาก inc.com.
2. Sehgal, M. K. (2008) การสื่อสารทางธุรกิจ นิวเดลี: หนังสือ Excel อินเดีย.
3. Cabrera, A. และ Pelayo, N. (2001) ภาษาและการสื่อสาร คารากัส: ชาติ.
4. Bolaños, B. (1996) การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร ซานโจเซ่: เปิดตัวแล้ว.
5. Suttle, R. (2017, 26 กันยายน) ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร. นำมาจาก bizfluent.com.
6. Sckool (2017, กุมภาพันธ์ 07) องค์ประกอบหลักสามข้อในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร นำมาจาก sckool.org.   
7. ผงชูรส (s / f) การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร - ความหมายข้อดีและข้อเสีย นำมาจาก managementstudyguide.com.
8. การสื่อสารทางธุรกิจ (s / f) ข้อดีและข้อเสียของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร นำมาจาก thebusinesscommunication.com.
9. การสื่อสารทางธุรกิจ (s / f) ข้อเสียของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในธุรกิจ นำมาจาก bizcommunicationcoach.com.