ขั้นตอนการจัดการโครงการวัตถุประสงค์ผลประโยชน์และตัวอย่าง

การจัดการโครงการ คือการปฏิบัติตามการเริ่มต้นวางแผนดำเนินงานควบคุมและปิดงานของทีมเพื่อตอบสนองเหตุผลที่เป็นรูปธรรมของความสำเร็จและบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะในเวลาที่ได้รับการแต่งตั้ง ดังนั้นจึงเป็นการประยุกต์ใช้ทักษะเทคนิคความรู้และเครื่องมือในการโปรแกรมกิจกรรมที่ตอบสนองความต้องการของโครงการ.

โครงการเป็นงานชั่วคราวที่ออกแบบมาเพื่อสร้างผลลัพธ์บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ไม่เหมือนใครโดยมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้ซึ่งดำเนินการเพื่อบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่น่าทึ่งโดยทั่วไปจะบรรลุมูลค่าเพิ่มหรือการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์.

คุณภาพชั่วคราวของโครงการไม่เห็นด้วยกับการดำเนินงานตามปกติของธุรกิจซึ่งเป็นกิจกรรมที่ทำซ้ำง่าย ๆ กึ่งถาวรหรือถาวรเพื่อผลิตบริการหรือผลิตภัณฑ์.

การไม่มีกระบวนการจัดการโครงการอาจทำให้เสียเวลาสูญเสียเงินและประสิทธิภาพไม่ดี.

ดัชนี

• 1 เครื่องมือที่ทรงพลัง
• 2 เฟส
  • 2.1 การเริ่มต้น
  • 2.2 การวางแผน
  • 2.3 การดำเนินการ
  • 2.4 เอกสารประกอบโครงการ
  • 2.5 การตรวจสอบและควบคุม
  • 2.6 การปิด
• 3 วัตถุประสงค์
  • 3.1 พัฒนาเฟสของโครงการให้สำเร็จ
  • 3.2 สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
  • 3.3 บรรลุวัตถุประสงค์หลักของโครงการ
  • 3.4 จัดทำโครงการที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของลูกค้า
• 4 ประโยชน์
  • 4.1 มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการ
  • 4.2 ความพึงพอใจของลูกค้า
  • 4.3 มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการ
  • 4.4 ปรับปรุงการเติบโตและการพัฒนาภายในทีม
  • 4.5 ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น
  • 4.6 การประเมินความเสี่ยงเพิ่มขึ้น
• 5 ตัวอย่าง
  • 5.1 American Airlines
  • 5.2 ธนาคารรอยัล
• 6 อ้างอิง

เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ทรงพลังที่สามารถนำเสนอข้อดีมากมายให้กับ บริษัท ทุกขนาด จัดทำกระบวนการแนวทางและเทคนิคการทำซ้ำเพื่อช่วยในการจัดการคนและงานที่เกี่ยวข้องในโครงการ.

สามารถเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จและช่วยส่งมอบโครงการอย่างต่อเนื่องมีประสิทธิภาพตรงเวลาและภายในงบประมาณ.

โดยการใช้กลยุทธ์การจัดการโครงการขั้นพื้นฐานจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการและวัตถุประสงค์เหล่านั้นจะสำเร็จภายในเวลาและโดเมนที่กำหนด.

ผลลัพธ์ที่ได้คือทุกคนจะได้รับชัยชนะซึ่งอาจเป็นประโยชน์ที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารโครงการ.

ขั้นตอน

การเริ่มต้น

ขั้นตอนการเริ่มต้นจะกำหนดลักษณะและขอบเขตของโครงการ คุณต้องเข้าใจสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรวมการควบคุมที่จำเป็นไว้ในโครงการ.

เอกสารการเริ่มต้นโครงการเป็นชุดย่อที่ใช้ในการสร้างกฎระเบียบสำหรับระยะเวลาของโครงการ เหล่านี้รวมถึง:

- ข้อเสนอโครงการ: แนวคิดเบื้องหลังโครงการ, วัตถุประสงค์ทั่วไป, ระยะเวลา.

- ขอบเขตของโครงการ: ทิศทางและการตรวจสอบของโครงการ.

- โครงสร้างการทำงานแบบกระจาย: ระดับของงานที่ต้องทำขึ้นอยู่กับงานประจำวัน.

- เมทริกซ์ของการมอบหมายความรับผิดชอบ: บทบาทและความรับผิดชอบสอดคล้องกับผลลัพธ์.

- การวิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจและข้อกำหนดกับวัตถุประสงค์ที่วัดได้.

- ตรวจสอบการดำเนินงานปัจจุบัน.

- กฎบัตรโครงการรวมถึงต้นทุนงานการส่งมอบและระยะเวลา.

การวางแผน

วัตถุประสงค์หลักคือการวางแผนเวลาต้นทุนและทรัพยากรอย่างเหมาะสมเพื่อประเมินงานที่จำเป็นและจัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างการดำเนินโครงการ ประกอบด้วยการกำหนดวิธีการในการติดตามการบริหารโครงการ.

- ระบุสิ่งที่ส่งมอบและสร้างโครงสร้างการทำงานที่พัง.

- ระบุกิจกรรมที่จำเป็นเพื่อทำให้สิ่งที่ส่งมอบเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์และเชื่อมโยงกิจกรรมเหล่านั้นด้วยลำดับเชิงตรรกะ.

- ประเมินความต้องการทรัพยากรสำหรับกิจกรรม.

- ประเมินเวลาและค่าใช้จ่ายของกิจกรรม.

- การพัฒนาตารางและงบประมาณ.

- การวางแผนความเสี่ยง.

- ขอรับการอนุมัติอย่างเป็นทางการเพื่อเริ่มทำงาน.

การกระทำ

ในระหว่างการประหารชีวิตคุณต้องรู้ว่าอะไรคือกำหนดเวลาตามแผนที่จะต้องดำเนินการ ขั้นตอนการดำเนินการรับประกันว่าสามารถส่งมอบแผนการจัดการโครงการได้อย่างเหมาะสม.

ระยะนี้เกี่ยวข้องกับการจัดสรรการประสานงานและการจัดการทรัพยากรมนุษย์อย่างเพียงพอและทรัพยากรอื่น ๆ เช่นวัสดุและงบประมาณ ผลลัพธ์ของเฟสนี้คือสิ่งที่ส่งมอบของโครงการ.

เอกสารประกอบโครงการ

เพื่อรักษางบประมาณขอบเขตประสิทธิผลและความรวดเร็วโครงการต้องมีเอกสารทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับงานเฉพาะแต่ละงาน.

ด้วยเอกสารที่ถูกต้องมันเป็นเรื่องง่ายที่จะดูว่าความต้องการของโครงการเป็นไปตามหรือไม่ เอกสารประกอบให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์แล้วสำหรับโครงการนั้น.

หากทำอย่างถูกต้องเอกสารอาจเป็นกระดูกสันหลังของความสำเร็จของโครงการ.

ตรวจสอบและควบคุม

ประกอบด้วยกระบวนการที่ดำเนินการเพื่อสังเกตการดำเนินการของโครงการเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในเวลาที่เหมาะสมและสามารถดำเนินมาตรการแก้ไขเมื่อจำเป็นเพื่อควบคุมการดำเนินการของโครงการ.

ประสิทธิภาพของโครงการได้รับการสังเกตและวัดเพื่อระบุความแปรปรวนในแผนการจัดการโครงการ.

นอกจากนี้ยังให้ข้อเสนอแนะระหว่างขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการเพื่อดำเนินการป้องกันหรือแก้ไขเพื่อให้สอดคล้องกับแผนการจัดการโครงการ.

ปิด

มันมีความสำเร็จอย่างเป็นทางการของโครงการและได้รับการยอมรับ กิจกรรมการบริหารรวมถึงเอกสารประกอบของบทเรียนที่ได้เรียนรู้ ประกอบด้วยการสรุปกิจกรรมทั้งหมดของกระบวนการทั้งหมดเพื่อปิดโครงการอย่างเป็นทางการ.

การตรวจสอบหลังการดำเนินการยังรวมอยู่ในขั้นตอนนี้ นี่เป็นขั้นตอนสำคัญสำหรับทีมโครงการในการเรียนรู้จากประสบการณ์และนำไปใช้กับโครงการในอนาคต.

ควรสังเกตสิ่งต่าง ๆ ที่ใช้งานได้ดีในโครงงานและควรวิเคราะห์สิ่งที่ไม่ได้ผลเพื่อสร้างบทเรียนที่เรียนรู้.

วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ของการจัดการโครงการคือการดำเนินโครงการที่ละเอียดรอบคอบตามวัตถุประสงค์ของลูกค้า.

ประสบความสำเร็จในการพัฒนาขั้นตอนของโครงการ

โครงการโดยไม่คำนึงถึงขนาดของมันโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับห้าขั้นตอนที่แตกต่างกันของความสำคัญเท่าเทียมกัน: การเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการตรวจสอบและควบคุมปิด.

การพัฒนาและการดำเนินการโดยไม่มีปัญหาและไม่มีการหยุดชะงักของขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดรับประกันความสำเร็จของโครงการ.

สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

มันจะต้องถูกระลึกอยู่เสมอว่าความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการขึ้นอยู่กับการทำงานเป็นทีม ดังนั้นกุญแจสู่ความสำเร็จคือการทำงานร่วมกันเสมอ.

เพื่อจุดประสงค์นี้การสร้างการสื่อสารที่ดีมีความสำคัญอย่างยิ่ง ในอีกด้านหนึ่งข้อมูลจะต้องมีการพูดชัดแจ้งอย่างชัดเจนและครบถ้วนเพื่อให้ทุกคนเข้าใจอย่างเต็มที่ ในอีกทางหนึ่งคุณต้องมีความสามารถในการฟังและรับความคิดเห็นที่สร้างสรรค์.

บรรลุวัตถุประสงค์หลักของโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของโครงการจะต้องเสร็จสิ้นภายในเวลาโดยประมาณด้วยคุณภาพที่คาดหวังและภายในงบประมาณที่พิจารณา.

การเพิ่มประสิทธิภาพอินพุตที่จำเป็นที่ได้รับมอบหมายและแอปพลิเคชันของพวกเขาเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของโครงการเป็นปัญหาที่มีพื้นที่สำหรับการปรับปรุง.

กระบวนการและขั้นตอนทั้งหมดสามารถแก้ไขและปรับปรุงเพื่อปรับปรุงความยั่งยืนของโครงการและนำทีมผ่านกระบวนการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์.

จัดทำโครงการที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของลูกค้า

นี่อาจหมายความว่าวิสัยทัศน์ของลูกค้าจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขและปฏิรูปหรือเจรจาต่อรองกับพวกเขาเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการเพื่อแปลงให้เป็นเป้าหมายที่เป็นไปได้.

ตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าและทำให้พวกเขามีความสุขไม่เพียง แต่นำไปสู่ความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จซึ่งสามารถช่วยขจัดความประหลาดใจระหว่างการดำเนินโครงการ แต่ยังรับประกันความยั่งยืนในอนาคต.

ผลประโยชน์

ข้อได้เปรียบหลักของการจัดการโครงการคือช่วยในการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถแก้ปัญหาได้เร็วขึ้น.

มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการ

การจัดการโครงการจัดทำแผนงานที่ติดตามได้ง่ายและนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ หลังจากที่คุณทราบตำแหน่งที่จะหลีกเลี่ยงหลุมบ่อมันเป็นตรรกะที่จะคิดว่าคุณจะทำงานอย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

ความพึงพอใจของลูกค้า

เมื่อใดก็ตามที่โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามกำหนดเวลาและงบประมาณต่ำกว่าลูกค้าจะมีความสุข และลูกค้าที่มีความสุขคือคนที่จะมองอีกครั้ง.

การจัดการโครงการอัจฉริยะมีเครื่องมือที่ช่วยให้ความสัมพันธ์กับลูกค้า / ผู้ดูแลระบบนี้ดำเนินต่อไป.

มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการ

กลยุทธ์เดียวกันที่อนุญาตให้การทำโครงการให้สำเร็จนั้นจะให้บริการหลายครั้งสำหรับโครงการอื่น ๆ.

ปรับปรุงการเติบโตและการพัฒนาภายในทีม

ผลลัพธ์ในเชิงบวกไม่เพียง แต่สร้างความเคารพ แต่มักสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมงานโครงการมองหาวิธีในการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น.

ความยืดหยุ่นที่มากขึ้น

บางทีหนึ่งในประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการจัดการโครงการคือช่วยให้มีความยืดหยุ่น การบริหารโครงการอย่างปลอดภัยช่วยให้สามารถติดตามกลยุทธ์ที่คุณต้องการดำเนินการเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์.

อย่างไรก็ตามความงามขององค์กรเช่นนี้คือหากคุณค้นพบหนทางที่ฉลาดกว่าที่จะรับคุณก็สามารถทำได้ สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากเพียงแค่นี้ก็คุ้มกับราคาของการรับสมัคร.

การประเมินความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น

เมื่อผู้เล่นทุกคนได้รับการจัดแนวและวางกลยุทธ์ไว้แล้วความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการตบ.

การจัดการโครงการให้การตั้งค่าสถานะสีแดงในเวลาที่เหมาะสม: ก่อนที่จะเริ่มทำงานกับความสำเร็จของโครงการ.

ตัวอย่าง

อเมริกันแอร์ไลน์

การรวมสายการบินอเมริกันแอร์ไลน์กับสายการบินยูเอสแอร์เวย์สสร้างความซ้ำซ้อนในด้านเทคโนโลยีและโปรแกรมต่างๆ พวกเขารู้ว่าสเปรดชีตไม่เพียงพอที่จะจัดการทรัพยากรและโครงการที่ซับซ้อน.

เพื่อให้มองเห็นถึงความสำคัญในวงกว้างและระดับโลกพวกเขาเริ่มใช้การจัดการโครงการสำหรับการเข้าทำงานของพนักงานการจัดการทรัพยากรและการวางแผนความสามารถ.

เป็นผลให้สายการบินเปลี่ยนจากการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสารสนเทศจาก 10% เป็น 20% นี่คือผลกระทบเชิงบวกสุทธิหลายล้านดอลลาร์ในงบดุล.

ตอนนี้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่น่าเชื่อถือและดีขึ้นเพื่อทำการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับโครงการและทรัพยากร.

ธนาคารรอยัล

เดอะรอยัลแบงก์ออฟสกอตแลนด์จำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่สอดคล้องและเชื่อถือได้เพื่อแจ้งการตัดสินใจทางการเงินและทรัพยากร ดังนั้นพวกเขาจึงเลือกการจัดการโครงการเพื่อเพิ่มความสอดคล้องนี้ ดังนั้นพวกเขาจึงลบระบบเดิม 35 ระบบเครื่องมือมากกว่า 50 รายการที่พัฒนาโดยผู้ใช้และสเปรดชีตนับร้อย.

ด้วยข้อมูลในรูปแบบที่แตกต่างกันและหลายร้อยโครงการที่จัดการโดยระบบที่แตกต่างกันพวกเขาต้องการควบคุมข้อมูลของพวกเขาเพื่อดูพอร์ตโฟลิโอลูกค้าโดยรวมได้ชัดเจนยิ่งขึ้น.

ในสิบสองเดือนพวกเขาสามารถทำธุรกิจและบรรลุผลตอบแทนจากการลงทุน พวกเขาได้ปรับปรุงความโปร่งใสและลดต้นทุนในแต่ละหน่วยธุรกิจ.

การอ้างอิง

1. Wikipedia, สารานุกรมเสรี (2019) การจัดการโครงการ นำมาจาก: en.wikipedia.org.
2. สถาบันบริหารโครงการ (2562) การบริหารโครงการคืออะไร? นำมาจาก: pmi.org.
3. Clarizen (2018) อะไรคือวัตถุประสงค์ของการบริหารโครงการ? นำมาจาก: clarizen.com.
4. ธุรกิจ NI (2019) ข้อดีของการจัดการโครงการ นำมาจาก: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019) ประโยชน์ 10 อันดับแรกของการบริหารโครงการ การจัดการโครงการ Bright Hub นำมาจาก: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018) 5 ตัวอย่างการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จในโลกแห่งความจริง บล็อก Planview นำมาจาก: blog.planview.com.