หุ้น:
หน้าที่ 7 ประการของเลขานุการที่โดดเด่นที่สุด
ในบรรดาตัวหลัก ฟังก์ชั่นของเลขานุการ พวกเขารวมถึงการจัดการวาระการให้บริการประชาชนและการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ เป็นบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการช่วยเหลือด้านการบริหารในสำนักงาน.
ตำแหน่งนี้สามารถออกกำลังกายโดยชายหรือหญิงแม้ว่าที่พบบ่อยที่สุดคือมันเป็นผู้หญิงที่ออกกำลังกาย.
พวกเขามักจะรับผิดชอบเรื่องที่เป็นความลับของคนที่มีลำดับชั้นภายใน บริษัท เช่นกรรมการผู้จัดการประธานาธิบดีและอื่น ๆ นั่นทำให้พวกเขากลายเป็นมือขวาของผู้บริหารที่พวกเขาทำงาน.
หาก บริษัท มีขนาดเล็กภาระงานที่ใหญ่ที่สุดของเลขานุการจะเกี่ยวข้องกับงานสำนักงานพื้นฐาน.
บางประเทศในโลกอุทิศวันพิเศษในปีเพื่อขอบคุณและเฉลิมฉลองงานของพวกเขา ตัวอย่างเช่นในโคลัมเบียเปรูและเม็กซิโกวันของเลขานุการคือ 26 เมษายนในขณะที่เวเนซุเอลาคือ 30 กันยายน.
หน้าที่หลัก 7 ประการของเลขานุการ
หน้าที่ของเลขานุการคือการให้การสนับสนุนและความร่วมมือกับเจ้านายของเธอเพื่อให้เธอสามารถปฏิบัติตามบทบาทของเธอในองค์กรได้อย่างเต็มที่โดยไม่ล่าช้าหรือรบกวน.
แม้ว่าลักษณะของ บริษัท จะมีผลต่อประเภทของงานที่ต้องการของเลขานุการ แต่ก็อาจกล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของมันคือ:
1- การจัดการวาระการประชุม
มันเป็นความรับผิดชอบของเลขานุการในการติดตามวาระการประชุมของผู้ที่เธอทำงานอยู่ ที่นั่นคุณควรสะท้อนงานทั้งหมดของคุณและในบางครั้งความมุ่งมั่นส่วนตัว.
คุณต้องเก็บบันทึกข้อมูลของทุกคนและสถาบันที่นายจ้างของคุณต้องเกี่ยวข้อง.
วาระการประชุมของเลขานุการมักจะทำหน้าที่เป็นบันทึกการดำเนินงานของผู้บริหารที่เธอทำงาน.
2- ให้ความสนใจกับประชาชน
การเอาใจใส่ต่อสาธารณชนเป็นหนึ่งในภารกิจพื้นฐานที่สุดที่เลขานุการต้องปฏิบัติ คุณต้องรับสายและบันทึกเหตุผลสำหรับพวกเขารวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่จะช่วยให้นายจ้างของคุณสามารถติดตามเรื่องนี้ได้.
นอกจากนี้ยังเป็นบุคคลที่รับผู้เข้าชมในสำนักงาน นี่คือเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นเรื่องสำคัญที่เลขานุการจะต้องรักษาภาพลักษณ์ให้สอดคล้องกับภาพลักษณ์องค์กรของสถานที่ทำงาน.
บทบาทของคุณไม่เพียง แต่เป็นการทักทายและทำให้การรอคอยเป็นที่พอใจแก่ผู้เข้าชม แต่ยังให้คำแนะนำและแนวทางแรกเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและกระบวนการภายในของ บริษัท.
3- การจัดการเอกสาร
นอกเหนือจากการเป็นบุคคลที่ได้รับและจัดการการติดต่อของหัวหน้างานของคุณแล้วเลขานุการยังเป็นผู้เขียนอ่านตอบและจัดเก็บจดหมายส่วนใหญ่การแจ้งเตือนบันทึกและอีเมลจากนายจ้างของคุณ.
ด้วยเหตุนี้จึงสะดวกที่คุณจะจัดการแอปพลิเคชันบางอย่างของ ซอฟต์แวร์ ที่ช่วยให้คุณเตรียมเอกสารดังกล่าวได้เร็วขึ้นและเร็วขึ้น.
ความเฉพาะเจาะจงของความสามารถเหล่านี้จะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่จำเป็นในพื้นที่ที่พวกเขาทำงาน.
เลขานุการจะจัดการฐานข้อมูลผู้ติดต่อของหัวหน้าของเธอและจัดทำเอกสารโต้ตอบเป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงรายงานการประชุมและเอกสารอื่น ๆ ที่น่าสนใจภายในสำนักงาน.
เป็นเลขานุการที่ปกติจะรับทราบเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่สำคัญ.
4- การจัดการข้อมูลที่สำคัญ (ภายในและภายนอก)
ในบรรดาฟังก์ชั่นที่มีความแตกต่างของรูปเลขานุการที่ดีอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพจัดการข้อมูลทั้งหมดที่สำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานของ บริษัท หรือสถาบันที่คุณทำงาน.
ตัวอย่างเช่นคุณควรมีการควบคุมเอกสารทางกฎหมายที่อาจมีการร้องขอโดยหน่วยงานภาครัฐในเวลาใดก็ได้.
นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมหรือนักแสดงที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ข้อมูลนี้จะต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบมีประสิทธิภาพและทันเวลา.
5- องค์กรของสำนักงาน
เลขานุการจะต้องดำเนินการและดำเนินการในอุปกรณ์และเฟอร์นิเจอร์ของสำนักงาน: โทรศัพท์, เครื่องถ่ายเอกสาร, เครื่องพิมพ์, โปรเจ็คเตอร์, เฟอร์นิเจอร์, ตู้เก็บเอกสารและอื่น ๆ.
เป็นผู้ควบคุมสินค้าคงคลังของเครื่องใช้และอุปกรณ์สำนักงาน นอกจากนี้ยังเก็บระบบไฟล์แบบฟิสิคัลและอิเล็คทรอนิคส์ตามลำดับเพื่อให้ข้อมูลพร้อมใช้เมื่อจำเป็น.
เลขานุการจะต้องมีพื้นที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบเนื่องจากปกติแล้วจะเป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่ผู้คนที่อยู่นอก บริษัท เห็นเมื่อเข้าไปในสถานที่ของพวกเขา.
6- การเตรียมการนำเสนอ
โดยปกติผู้บริหารจะต้องนำเสนอรายงานของเขาในรูปแบบของงานนำเสนอที่สรุปและจัดลำดับชั้นข้อมูล สำหรับภารกิจนี้เขามักจะขอความช่วยเหลือจากเลขานุการของเขา.
บุคคลที่อยู่ในสำนักเลขาธิการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ปรากฏมีอย่างถูกต้องสะท้อนถึงข้อมูลที่เจ้านายของเขาต้องการแบ่งปัน.
คุณควรทราบด้วยว่ามันเป็นการนำเสนอที่ปราศจากข้อผิดพลาดในการสะกดคำและสอดคล้องกับเอกลักษณ์ของกราฟิกของ บริษัท.
7- การเฝ้าระวังการบริหาร
นอกจากนี้ยังเป็นความรับผิดชอบของเลขานุการที่ต้องตระหนักถึงการปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนที่จำเป็นในการดูแลทรัพย์สินของ บริษัท หรือสถาบันที่เธอทำงานอยู่.
ตามระดับลำดับชั้นของเจ้านายของคุณเลขานุการสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่สะท้อนถึงรายละเอียดของการดำเนินงานงบประมาณ.
เลขานุการจะต้องจัดการกับการควบคุมการจัดการและการบริหารทรัพยากรที่เหมาะสมภายในสำนักงาน.
เลขานุการเสมือน
ด้วยการเพิ่มขึ้นของงานออนไลน์ตัวเลขของเลขานุการปรากฏ ออนไลน์ หรือผู้ช่วยเสมือน.
เลขานุการเหล่านี้ทำงานส่วนใหญ่ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่จากระยะไกล ในกรณีเหล่านี้เลขานุการเรียกเก็บค่าบริการตามชั่วโมงหรือตามโครงการ.
การอ้างอิง
- เงินวัฒนธรรม (2015) หน้าที่หลัก 4 ประการของเลขานุการ ดึงจาก: comofuncionaque.com
- Kokemuller, Neil (s / f) รายการหน้าที่ของเลขานุการ ดึงมาจาก: work.chron.com
- Pymex (2016) หน้าที่และความรับผิดชอบของเลขานุการบริหาร ดึงจาก: pymex.pe
- อาสาสมัครตอนนี้ (s / f) บทบาทของเลขานุการคืออะไร? ดึงมาจาก: diycomitteeguide.org
- Windermere, Anna (s / f) หน้าที่ของเลขานุการในฐานะผู้ช่วยผู้จัดการคืออะไร? ดึงมาจาก: pyme.lavoztx.com