หุ้น:
12 ฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดของ Office
ฟังก์ชั่นสำนักงานที่โดดเด่น เป็นกิจกรรมการบริหารที่บุคลากรของ บริษัท องค์กรหรือสถาบันรับรู้และจำเป็นสำหรับการดำเนินงานเดียวกัน หากพวกเขาทำอย่างมีประสิทธิภาพผลลัพธ์จะดีกว่าถ้าพวกเขาทำไม่ดี.
โดยปกติงานนี้มีกำหนดเวลาปกติตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์เริ่มต้นที่ 8 หรือ 9:00 น. และจะมีความยาวไม่เกิน 4 หรือ 5 p.m แม้ว่าจะแตกต่างกันไปตามประเทศหรือภูมิภาค.
งานสำนักงานส่วนใหญ่ต้องการทักษะพื้นฐานเช่นการสื่อสารด้วยวาจาที่คล่องแคล่วความสามารถในการเขียนไฟล์และประสบการณ์บางอย่างเกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงานเช่นคอมพิวเตอร์เครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ.
ขึ้นอยู่กับระดับของตำแหน่งหรือความรับผิดชอบที่สันนิษฐานมันต้องการให้บุคคลนั้นมีเทคนิคการศึกษาระดับมหาวิทยาลัย.
10 ฟังก์ชั่นหลักของสำนักงานที่มีอิทธิพล
1- การวางแผน
นี่เป็นภารกิจแรกและสำคัญที่สุดเนื่องจากประกอบด้วยการกำหนดวิธีการและโครงสร้างองค์กรที่สามารถมีส่วนร่วมในแผนธุรกิจ.
มีเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่ช่วยให้วิธีการเหล่านี้สามารถทำให้เป็นจริงในงานที่แจกจ่ายระหว่างสมาชิกในทีม แต่การวางแผนที่ดีเท่านั้นที่สามารถรับประกันได้ว่าทุกอย่างจบลงด้วยการเพิ่มวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ.
สำหรับการวางแผนทั่วไปต้องมีวิสัยทัศน์ทางธุรกิจที่ชัดเจนและมีลำดับชั้นใน บริษัท แต่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องวางแผนงานของพวกเขาเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายและกำหนดเวลาที่กำหนดไว้.
2- การถอดความและ / หรือการเขียนรายงาน
งานที่ใช้ชีวิตประจำวันของผู้ที่ทำงานในสำนักงานคือการเขียนรายงานที่สนับสนุนหรือให้รายละเอียดเกี่ยวกับหน้าที่ของพวกเขาหรือที่ทำหน้าที่อธิบายรายละเอียดของเพื่อนร่วมงาน (เบื้องหลังความคืบหน้าผลลัพธ์ผลงานและข้อดี) ข้อเสีย ฯลฯ ) ของโครงการเฉพาะ.
งานเขียนเหล่านี้ยังทำหน้าที่เป็นบันทึกกิจกรรมขององค์กรที่สำนักงานนั้นเป็นเจ้าของสำหรับการตรวจสอบหรือการตรวจสอบในอนาคต.
3- เข้าร่วมการประชุม
เป็นการประชุมระหว่างสมาชิกของทีมงานที่แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันข้อเสนอใหม่ถูกเปิดเผยการนำเสนอรายงานหรือรายงานร่วมกัน.
โดยปกติแล้วพวกเขามีวัตถุประสงค์ในการจัดตำแหน่งทั้งหมดที่มีในทิศทางของการบรรลุเป้าหมายร่วมกันกำหนดบทบาทงานและกำหนดเวลาให้กับแต่ละคน พวกเขายังทำหน้าที่ในการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน.
พวกเขามักจะมีความถี่ระยะเวลาและการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนมาก นอกจากนี้สิ่งที่กล่าวถึงในนั้นมักจะถูกบันทึกในไม่กี่นาทีหรือนาทีสำหรับการเก็บถาวร.
4- กำหนดการประชุม
มันเกี่ยวกับการประสานงานวาระการประชุมของทุกคนที่ควรมีการประชุมในลักษณะที่พวกเขาสามารถตรงในสถานที่และเวลาที่เฉพาะเจาะจง.
มันเป็นงานที่สามารถครอบงำได้ดังนั้นการพึ่งพาเทคโนโลยีจึงเป็นความคิดที่ดี มีแอปพลิเคชั่นเช่น ScheduleOnce ที่อนุญาตให้จัดกำหนดการประชุมโดยอัตโนมัติทำให้แขกสามารถดูวันที่พร้อมใช้งานและเลือกตารางเวลาที่เหมาะสมกับพวกเขา.
5- ตรวจสอบอีเมลขององค์กร
มันเป็นงานที่ต้องใช้เวลาพอสมควร รายงานของ Adobe ที่ตีพิมพ์ในปี 2559 ซึ่งเป็นผลมาจากการสำรวจด้วยตนเองของพนักงานกว่าพันคนเปิดเผยว่าเราใช้เวลาเฉลี่ย 20.5 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ตรวจสอบอีเมลที่ทำงานของเรา.
เรียงลำดับอ่านและตอบกลับอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทั่วไปและอนุญาตให้แลกเปลี่ยนไฟล์และการแสดงผลที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือกระบวนการขององค์กร.
แม้ว่า บริษัท ต่างๆจะค้นหารูปแบบการจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง แต่ก็มีแอปพลิเคชันเช่นป้ายกำกับอัจฉริยะของ Gmail.
อีกวิธีในการทำให้เพรียวลมงานนี้คือการรวมเทมเพลตอีเมลมาตรฐานหรือข้อความที่สามารถส่งพร้อมการแก้ไขน้อยที่สุดสำหรับผู้รับที่แตกต่างกันและในโอกาสที่แตกต่างกัน.
6- การจัดการการเงิน
ในภารกิจนี้จะต้องรับประกันว่าเงินนั้นจะเติมเต็มวงจรชีวิตในการซื้อและขายผลิตภัณฑ์และบริการ ว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกส่งลงทะเบียนจ่ายและส่ง แน่นอนว่ามีสำนักงานที่พวกเขาทุ่มเทให้กับสิ่งนี้เท่านั้น.
กิจกรรมนี้ยังรวมถึงการรักษาบัญชีการเงินและเอกสารทางกฎหมายให้ทันสมัยในแบบที่ไม่มีปัญหากับกรอบทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่มีปัญหา.
7- จิสติกส์
ฟังก์ชั่นนี้รับประกันว่าสินค้าทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของ บริษัท จะถูกขนส่งไปยังและจากคลังสินค้าและลูกค้า นอกจากนี้ยังรวมถึงการเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์เพื่อรับวัตถุดิบสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์ใหม่.
เป้าหมายของฟังก์ชั่นนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท มีทุกสิ่งที่จำเป็นในการผลิตสินค้าหรือบริการที่ตลาด.
8- โทรสนใจ
ในสำนักงานจะต้องรับโทรศัพท์เนื่องจากเป็นวิธีการสื่อสารกับลูกค้าซัพพลายเออร์และระหว่างเพื่อนร่วมงาน.
แม้ว่ามันจะเป็นงานที่ง่าย แต่ก็ต้องมีโปรโตคอลบางอย่างเนื่องจากสามารถเป็นเสียงที่คนที่อยู่นอก บริษัท เชื่อมโยงกับภาพของมัน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเคารพกฎของความสุภาพรักษาระดับเสียงของสถาบันระดับเสียงและคำศัพท์ที่ใช้.
ข้อเท็จจริงที่สำคัญอีกประการหนึ่งซึ่งบางครั้งอาจถูกมองข้ามเมื่อใช้งานฟังก์ชั่นนี้คือการเขียนข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ของบุคคลที่อยู่อีกด้านหนึ่งของโทรศัพท์ สิ่งนี้จะดึงข้อมูลฐานข้อมูลการติดต่อของ บริษัท และช่วยให้คุณสามารถติดตามได้อย่างถูกต้องเกี่ยวกับเรื่องที่กล่าวถึงในระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์.
9- องค์กรของคลังเก็บ
งานส่วนใหญ่ที่ดำเนินการในสำนักงานสร้างเอกสารบางอย่าง ได้แก่ ใบแจ้งหนี้บันทึกย่อนาทีรายงานการขาย ฯลฯ.
ในดิจิทัลหรือบนกระดาษเป็นข้อมูลจำนวนหนึ่งที่กำหนดให้ใครบางคนต้องรับผิดชอบในการทำรายการจัดเก็บและป้องกันตามระดับความสำคัญสำหรับธุรกิจ.
จุดสุดท้ายนี้อย่างแม่นยำคือการปกป้องข้อมูลเป็นปัญหาที่สร้างความปวดหัวให้กับหลาย ๆ องค์กรเพื่อให้มีเครื่องมือโปรโตคอลและขั้นตอนการปฏิบัติที่มากขึ้นที่ให้ความปลอดภัยในการจัดเก็บและส่งข้อมูล ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในองค์กร.
ในบางกรณีมีการใช้ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกในขณะที่ในบางกรณีมีเซิร์ฟเวอร์พิเศษสำหรับกรณีเหล่านี้หรือแพลตฟอร์มการจัดเก็บใน "คลาวด์" เช่น Microsoft OneDrive, Google Drive หรือ Apple iCloud.
10- การกระจายจดหมายของ บริษัท
ภารกิจที่แม้ว่าจะไม่ต้องการการฝึกอบรมทางวิชาการที่สูงมาก แต่ก็ต้องการองค์กรที่ดีมีความรับผิดชอบและความรู้สึกเร่งด่วนคือการกระจายการติดต่อภายในสำนักงาน.
ร่างของการออกแบบบัตรเครดิตที่ธนาคารส่งใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์หรือจดหมายตอบกลับของหน่วยงานราชการเป็นเอกสารบางส่วนที่พนักงานคนใดคนหนึ่งอาจรอและกระบวนการอื่น ๆ อีกมากมาย ของ บริษัท.
11- การบริการลูกค้า
ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้ลูกค้ามีคำถามหรือข้อร้องเรียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ บริษัท นำเสนอ.
12- การพิมพ์และการทำสำเนาเอกสาร
ประกอบด้วยการพิมพ์เอกสารที่ต้องบันทึกทางกายภาพหรือทำสำเนาของเอกสารที่ต้องจัดเก็บซ้ำหรือส่งมอบให้กับพนักงานของ บริษัท.
การอ้างอิง
- Audra Bianca (s / f) เคล็ดลับการจัดองค์กรและการวางแผนสำนักงาน ดึงมาจาก: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015) 7 งานสำนักงานที่คุณสามารถและควรเป็นไปโดยอัตโนมัติ สืบค้นจาก: www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016) คุณใช้ชีวิตอีเมลกี่ชั่วโมงในการทำงานอีเมล ลองใช้เครื่องคิดเลขที่น่าหดหู่ของเรา สืบค้นจาก: washingtonpost.com.
- ลอรีรีฟส์ รายการของงานที่ทำงานใน Office ดึงมาจาก: work.chron.com.
- ผู้ช่วยสำนักงานทำอะไร ดึงมาจาก learn.org.
- ผู้คนทำงานในสำนักงานอย่างไร ดึงมาจาก: reddit.com.