ใบขอเสนอซื้อประเภทวิธีการผลิตความสำคัญและตัวอย่าง

รูปแบบของ ใบขอเสนอซื้อ เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยแผนกผู้ใช้หรือโดยเจ้าหน้าที่คลังสินค้าเพื่อแจ้งแผนกจัดซื้อของรายการที่จำเป็นต้องสั่งซื้อปริมาณและกรอบเวลาการส่งมอบ การซื้อใน บริษัท เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อกำหนด.

หลังจากคอมไพล์แล้วคุณต้องแจ้งแผนกจัดซื้อ ใบขอเสนอซื้อเป็นเอกสารที่จะมีรายการข้อกำหนดเหล่านั้น เพื่อป้องกันการฉ้อโกงผู้จัดการแผนกมักไม่ได้รับอนุญาตให้สั่งซื้อโดยตรงกับซัพพลายเออร์หรือซื้อในนามของ บริษัท.

แต่แผนกที่สั่งซื้อกับซัพพลายเออร์ภายนอกนั้นเป็นแผนกที่เรียกว่าแผนกจัดซื้อแทน ผู้จัดการของแผนกต่างๆใช้รูปแบบของใบขอเสนอซื้อเพื่อแจ้งแผนกนี้ว่าจำเป็นต้องจัดหาวัสดุใด.

ใบขอเสนอซื้อและใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญในกระบวนการรับรายการที่ บริษัท ต้องการสำหรับการดำเนินงานของตนการกำหนดมาตรฐานกระบวนการสั่งซื้อภายในและภายนอก.

ดัชนี

• 1 ประเภท
  • 1.1 มาตรฐาน
  • 1.2 การรับเหมาช่วง
  • 1.3 สินค้าฝากขาย
  • 1.4 การโอนสินค้าคงคลัง
  • 1.5 บริการจากภายนอก
• 2 มันอธิบายได้อย่างไร?
  • 2.1 กระบวนการขอใบเสนอราคา
• 3 ความสำคัญ
  • 3.1 เริ่มกระบวนการซื้อ
  • 3.2 เป็นเครื่องมือควบคุม
  • 3.3 ปกป้องธุรกิจ
  • 3.4 การรวมศูนย์ของกระบวนการจัดซื้อ
• 4 ตัวอย่าง
  • 4.1 ตัวอย่าง 1
  • 4.2 ตัวอย่างที่ 2
• 5 อ้างอิง

ชนิด

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับใบขอเสนอซื้อมีดังต่อไปนี้:

- มันเป็นคำขอที่ทำกับแผนกจัดซื้อเพื่อรับรายการวัสดุบางอย่าง.

- ต้องการการอนุมัติจากองค์กรจัดซื้อ.

- มันเป็นเอกสารภายใน นั่นคือมันยังคงอยู่ภายในองค์กร.

คุณสามารถสร้างใบขอเสนอซื้อสำหรับการจัดเตรียมประเภทต่อไปนี้:

มาตรฐาน

เพื่อรับวัสดุและวัสดุจากซัพพลายเออร์ทั้งในกระบวนการผลิตและวัสดุสิ้นเปลืองสำนักงานและสินทรัพย์อื่น ๆ.

การรับเหมาช่วง

เพื่อจัดหาวัตถุดิบให้กับผู้จำหน่ายแล้วรับผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป.

สินค้าฝากขาย

การได้รับวัสดุที่เก็บไว้ในโรงงานของ บริษัท และซัพพลายเออร์จ่ายให้.

transfประสิทธิภาพของสินค้าคงคลัง

เพื่อรับวัสดุจากแผนกหรือพื้นที่อื่นที่อยู่ภายในองค์กรเดียวกัน.

บริการภายนอก

เพื่อขอรับบริการของผู้จัดหาภายนอกเช่นดำเนินงานซ่อมบำรุงโรงงาน.

มันเป็นอย่างไร?

ส่วนประกอบพื้นฐานที่ประกอบเป็นใบขอเสนอซื้อคือ:

- เลขที่ใบขอเสนอซื้อที่อนุญาตให้มีการระบุเอกสาร จะต้องมีการพิมพ์ล่วงหน้า.

- ขอแผนก.

- วันที่ของใบขอเสนอซื้อและวันที่ส่งมอบที่ร้องขอ.

- ชื่อของบุคคลที่จัดทำใบขอเสนอซื้อและลายเซ็นของบุคคลที่ให้การอนุญาตที่สอดคล้องกัน.

- รายการที่ร้องขอจะต้องอธิบายรายละเอียดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จำนวนเงินจะต้องแน่นอน; มันสำคัญมากที่จะต้องวางยูนิตที่ต้องการ (กิโลกรัม, ลิตร, ยูนิต ฯลฯ ).

- ลายเซ็นของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่อนุมัติหรือไม่อนุมัติการซื้อ.

- หากใบเสนอราคาได้รับการร้องขอจากซัพพลายเออร์แล้วพวกเขาจะต้องแนบไปกับใบขอเสนอซื้อ.

กระบวนการขอใบเสนอราคา

องค์กรมีการใช้กระบวนการขอซื้อเพื่อดำเนินการและติดตามคำสั่งซื้อ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่วัตถุดิบไปจนถึงเฟอร์นิเจอร์สำนักงานและอื่น ๆ.

เมื่อผู้จัดการแผนกพบว่าวัสดุเหลือน้อยให้กรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อซึ่งรวมถึงฟิลด์ที่ระบุด้านบน.

ใบขอเสนอซื้อเป็นแบบฟอร์มที่แผนกของ บริษัท ส่งไปยังแผนกจัดซื้อโดยแสดงรายการที่คุณต้องการได้รับการร้องขอจากผู้จัดหาภายนอก.

กระบวนการนี้อนุญาตให้ผู้ใช้สั่งซื้อรับการอนุมัติจากหัวหน้างานและที่สำคัญที่สุดคืออนุญาตให้ซัพพลายเออร์ภายนอกส่งใบเสนอราคา.

เมื่อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อได้รับใบขอเสนอซื้อในกระบวนการนี้เขาสามารถตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ส่งโดยผู้ใช้ที่มีต้นทาง ผู้จัดการเลือกเพียงว่าคำขอได้รับการอนุมัติหรือไม่.

หากไม่ได้รับการอนุมัติจะมีช่องสำหรับวางเหตุผลในการตัดสินใจและแผนกที่ร้องขอจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจนี้ อย่างไรก็ตามหากผู้จัดการให้การอนุมัติขั้นตอนต่อไปคือการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์.

ความสำคัญ

เริ่มกระบวนการซื้อ

บ่อยครั้งที่แผนกของ บริษัท จะต้องใช้วัสดุ ใบขอเสนอซื้อเริ่มต้นกระบวนการซื้อ แผนกจัดซื้อจะดำเนินการให้สอดคล้องกับความแข็งแกร่งของเอกสาร.

หากมีปัญหาเอกสารจะใช้เป็นหลักฐานว่าแผนกร้องขอวัสดุด้วยการสื่อสารบางอย่าง.

มันเป็นเครื่องมือควบคุม

ในกรณีที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ควบคุมที่เหมาะสมสามารถมีส่วนร่วมในการฉ้อโกงเนื่องจากพวกเขาสามารถขอเอกสารสำหรับการใช้งานส่วนตัว.

ด้วยใบขอเสนอซื้อมีมาตรการที่กำหนดขึ้นเพื่อรับประกันว่าจะไม่มีการฉ้อโกง คำขอต้องผ่านหลายมือเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องและจำเป็น.

ปกป้องธุรกิจ

เมื่อมีการดำเนินการตามคำสั่งใบขอเสนอซื้อความเป็นไปได้ของการทุจริตจะถูกหลีกเลี่ยง ทรัพย์สินของ บริษัท ได้รับการคุ้มครองเช่นกัน.

การรวมศูนย์ของกระบวนการจัดซื้อ

เมื่อองค์กรต้องการใบขอเสนอซื้อทั้งหมดที่จะดำเนินการจากส่วนกลางผ่านแผนกจัดซื้อมันง่ายในการจัดการกระบวนการทั้งหมด.

ผู้ซื้อยังได้รับประโยชน์เนื่องจากตอนนี้พวกเขาสามารถจัดกลุ่มการซื้อและใช้ประโยชน์จากกำลังซื้อขององค์กรเพื่อเจรจาเงื่อนไขที่ดีกว่า.

ตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 1

เลขที่ใบขอเสนอซื้อ: 00455

วันที่: 15 พฤษภาคม 2018

ชื่อผู้ร้องขอ: Annaliese Corvo

ตำแหน่ง: หัวหน้างานฝึกอบรม

แผนก: การฝึกอบรมบุคลากร

เหตุผลในการขอ: รายการต่อไปนี้จะต้องใช้ในหลักสูตรการฝึกอบรม "การประกันคุณภาพ" ซึ่งจะได้รับในช่วงสัปดาห์ที่ 16 ถึง 20 กรกฎาคม, 2018.

- 01 กรณีของเครื่องหมายฟลิปชาร์ท.

- 12 ดินสอ.

- แผนภูมิการพลิก 01 ที่มีแผ่นสีขาว 20 แผ่น: กว้าง 1 เมตร x ยาว 1.5 เมตร.

- โน้ตบุ๊คธรรมดา 12 เส้นขนาดปกติ.

- เครื่องหมาย 06 สีสำหรับกระดานดำ.

- 12 ยางเพื่อลบ.

- 12 ปากกาหมึกสีน้ำเงิน.

มีการเสนอราคา 2 ใบจากผู้จัดหาสเตชันเนอรี.

อนุญาตโดย: Alberto Moreno

ตำแหน่ง: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

การจัดการทรัพยากรมนุษย์

ตัวอย่างที่ 2

ฝ่ายผลิต Confecciones Tely, S.A. คุณต้องสั่งซื้อวัสดุต่าง ๆ และกรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อ แบบฟอร์มนี้แจ้งฝ่ายจัดซื้อว่าอุปกรณ์เหล่านี้มีความจำเป็น.

แผนกจัดซื้อสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธใบขอเสนอซื้อที่ได้รับ หากได้รับอนุมัติจะมีการสร้างใบสั่งซื้อ.

ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อซื้อผลิตภัณฑ์ ซัพพลายเออร์ผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ด้วยใบแจ้งหนี้.

แผนกต้อนรับได้รับผลิตภัณฑ์และส่งรายงานการรับไปยังแผนกบัญชี.

หากเอกสารทั้งหมดเป็นไปตามข้อกำหนดแผนกบัญชีจะอนุมัติการออกใบแจ้งหนี้ให้กับแคชเชียร์ซึ่งระบุว่าสามารถชำระเงินให้ผู้จัดหาได้.

การอ้างอิง

1. พจนานุกรมธุรกิจ (2018) ใบขอเสนอซื้อ นำมาจาก: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018) ใบขอเสนอซื้อคืออะไร นำมาจาก: myaccountingcourse.com.
3. เวลาป่าไม้ ความแตกต่างระหว่างใบขอเสนอซื้อและใบสั่งซื้อ ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron smallbusiness.chron.com.
4. ดานีห่าว (2018) ใบขอเสนอซื้อคืออะไรและทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ Procurify นำมาจาก: blog.procurify.com.
5. บทช่วยสอน (2018) SAP MM - ใบขอเสนอซื้อ นำมาจาก: tutorialspoint.com.