คุณสมบัติฟังก์ชั่นและความสำคัญของแผนกจัดซื้อ

ห้างสรรพสินค้า เป็นส่วนของ บริษัท ที่รับผิดชอบกิจกรรมทั้งหมดสำหรับการจัดหาวัตถุดิบอะไหล่บริการ ฯลฯ ตามที่องค์กรต้องการ ให้บริการที่เป็นหัวใจขององค์กรอุตสาหกรรมค้าปลีกและการทหาร.

ช่วยให้มั่นใจได้ว่าวัสดุที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจจะถูกจัดเรียงและเก็บรักษาไว้ในสินค้าคงคลัง แผนกนี้เป็นศูนย์กลางของการจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ประสบความสำเร็จและมีหน้าที่รับผิดชอบในการลดต้นทุนของผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อควบคุมระดับสินค้าคงคลังและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์.

แผนกจัดซื้อที่ดีจะต้องการคุณภาพจากซัพพลายเออร์และจะปฏิบัติตามคำสั่งซื้อตั้งแต่ต้นจนถึงแผนกต้อนรับ ช่วยแผนกอื่น ๆ ระบุความต้องการจัดการกระบวนการขอซื้อและรับราคาที่แข่งขันได้ พวกเขามักจะทำหน้าที่เป็นตัวควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับงบประมาณ.

ดัชนี

• 1 ลักษณะ
  • 1.1 ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้แก่ผู้บริหารระดับสูง
  • 1.2 ส่งเสริมนวัตกรรมของซัพพลายเออร์
  • 1.3 ให้ความรู้เกี่ยวกับข้อมูลผู้จัดหาที่สำคัญ
  • 1.4 การจัดการและทำให้ความเสี่ยงของห่วงโซ่อุปทานราบรื่นขึ้น
  • 1.5 ส่งเสริมการจัดบุคลากรให้คล่องแคล่วและพัฒนาความสามารถ
• 2 ฟังก์ชั่น
  • 2.1 การรับวัสดุ
  • 2.2 ประเมินราคา
  • 2.3 การอนุมัติล่วงหน้าของผู้จัดหา
  • 2.4 ติดตามคำสั่งซื้อ
  • 2.5 งานสำนักงาน
  • 2.6 การปฏิบัติตามนโยบาย
• 3 ความสำคัญ
  • 3.1 ลดค่าใช้จ่าย
  • 3.2 ป้องกันความไม่เพียงพอของวัสดุ
  • 3.3 ปรับปรุงคุณภาพ
  • 3.4 การจัดการความสัมพันธ์
  • 3.5 ค้นหานวัตกรรม
• 4 อ้างอิง

คุณสมบัติ

ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้สำหรับผู้บริหารระดับสูง

ฝ่ายจัดซื้อมีส่วนร่วมในการวางแผนองค์กรและงบประมาณในระดับสูง สิ่งนี้ทำให้สามารถออกแบบต้นทุนทางวิศวกรรมย้อนกลับและสำรวจทางเลือกที่อาจมีราคาไม่แพงและ / หรือมีคุณภาพสูงกว่า.

ขับเคลื่อนนวัตกรรมจากซัพพลายเออร์

มากกว่าเพียงแค่เรียกร้องให้มีราคาต่ำที่สุดฝ่ายจัดซื้อทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์เพื่อลดต้นทุนพื้นฐานของผลิตภัณฑ์และบริการของตน.

พวกเขามีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดกับ "วงจรชีวิตของนวัตกรรม" จากแนวคิดเริ่มต้นไปจนถึงการผลิตและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง.

ให้ความรู้เกี่ยวกับข้อมูลผู้จัดหาที่สำคัญ

บริษัท ต่างๆสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างการวิเคราะห์เชิงพยากรณ์ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตลาด.

จัดการและลดความเสี่ยงของห่วงโซ่อุปทานให้ราบรื่น

วิกฤตการณ์ทางเศรษฐกิจได้สอนให้ตระหนักถึงคุณค่าของการระมัดระวังเกี่ยวกับความมั่นคงของซัพพลายเออร์ แผนกจัดซื้อมีวิสัยทัศน์ที่คมชัดกว่าในส่วนอื่น ๆ ขององค์กร.

ส่งเสริมการรับพนักงานที่คล่องตัวและการพัฒนาความสามารถ

มันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะข้ามขอบเขตการทำงานและทางภูมิศาสตร์เพื่อหาผู้สมัครที่เหมาะสมกับแผนกจัดซื้อ.

ในบางกรณีคำตอบนั้นอยู่ในการเอาท์ซอร์สหรือการใช้งานขององค์กรบริการที่ใช้ร่วมกัน.

ฟังก์ชั่น

การรับวัสดุ

สำหรับ บริษัท ผู้ผลิตอาจรวมถึงวัตถุดิบ แต่อาจรวมถึงเครื่องมือเครื่องจักรหรือแม้แต่เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นสำหรับทีมขายและเลขานุการ.

ในธุรกิจค้าปลีกแผนกจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีผลิตภัณฑ์เพียงพอเสมอบนชั้นวางหรือในร้านค้าเพื่อให้ร้านค้ามีสินค้าเพียงพอ.

เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อให้คลังสินค้าสินค้าคงคลังในระดับที่เหมาะสม การลงทุนเงินจำนวนมากในสินค้าคงคลังที่มากเกินไปอาจทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับหุ้นและการขาดเงินทุนสำหรับค่าใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ เช่นการวิจัยและพัฒนาหรือการโฆษณา.

ประเมินราคา

แผนกจัดซื้อมีหน้าที่ประเมินผลอย่างต่อเนื่องหากคุณได้รับวัสดุในราคาที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุด.

คุณต้องเปรียบเทียบราคาเพื่อหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดด้วยราคาที่สมเหตุสมผลที่สุดสำหรับคำสั่งซื้อที่มีขนาดเฉพาะของ บริษัท.

แผนกจัดซื้อสามารถสื่อสารกับซัพพลายเออร์ทางเลือกเจรจาราคาที่ดีกว่าสำหรับคำสั่งซื้อที่มีปริมาณมากขึ้นหรือค้นหาความเป็นไปได้ในการได้รับผลิตภัณฑ์ที่มีราคาที่ต่ำกว่าจากแหล่งอื่น ๆ.

การอนุมัติล่วงหน้าจากซัพพลายเออร์

แผนกจัดซื้อจะประเมินซัพพลายเออร์ทั้งในด้านราคาคุณภาพความคิดเห็นของลูกค้าและเวลาที่จะดำเนินการตามคำสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์.

ติดตามคำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อมีการบันทึกไว้ในแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ เหล่านี้ระบุข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับวัสดุที่สั่งซื้อเช่นเดียวกับปริมาณที่ร้องขอ.

แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับคำสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และติดตามเวลาที่ใช้ในการดำเนินการคำสั่งซื้อให้สมบูรณ์.

งานสำนักงาน

แผนกจัดซื้อจัดการเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการซื้อและการส่งมอบวัสดุ.

นี่หมายถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกบัญชีเพื่อให้มั่นใจว่ามีเงินเพียงพอที่จะซื้อสินค้าเงินสดที่ไหลอย่างราบรื่นและการชำระเงินทั้งหมดตรงเวลา.

การปฏิบัติตามนโยบาย

ก่อนตัดสินใจซื้อแผนกจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับระเบียบปฏิบัติที่จำเป็นสำหรับการจัดหาและอนุมัติงบประมาณและต้องมั่นใจว่าวัสดุที่ซื้อนั้นเป็นไปตามนโยบายทั่วไปขององค์กร.

ความสำคัญ

รับต้นทุนที่ต่ำกว่า

แผนกจัดซื้อมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มผลกำไรทางธุรกิจให้สูงสุด เปรียบเทียบราคาและเจรจากับซัพพลายเออร์เพื่อให้ บริษัท ได้รับราคาที่ดีที่สุดในผลิตภัณฑ์ที่จำเป็น.

นอกจากนี้ยังสามารถให้การออมโดยใช้ประโยชน์จากการรับประกันและส่วนลดที่มักจะถูกลืมโดยผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ.

ช่วยในการประหยัดส่งมอบความโปร่งใสที่ดีขึ้นในค่าใช้จ่ายของ บริษัท นี้จะช่วยให้การเจรจาสัญญาที่ดีขึ้นและปล่อยกระแสเงินสด.

ป้องกันความไม่เพียงพอของวัสดุ

แผนกจัดซื้อจะต้องระบุผลิตภัณฑ์ที่มีความสำคัญต่อ บริษัท และใช้มาตรการที่เหมาะสมเพื่อป้องกันห่วงโซ่อุปทาน.

เพื่อให้แน่ใจว่าวัสดุที่ไม่เพียงพอจะไม่ส่งผลกระทบต่อผลผลิตฝ่ายจัดซื้อใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่นการจัดหาหลายครั้ง.

การมีแหล่งที่มาหลายแห่งหมายถึงการใช้ซัพพลายเออร์หลายรายที่เสนอผลิตภัณฑ์เดียวกัน หากมีปัญหากับซัพพลายเออร์รายหนึ่งสามารถเพิ่มคำสั่งซื้อเป็นซัพพลายเออร์อื่นเพื่อชดเชยความล้มเหลว.

ปรับปรุงคุณภาพ

แผนกจัดซื้อช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยการกำหนดเป้าหมายประสิทธิภาพ จากนั้นก็จะติดตามประสิทธิภาพที่แท้จริงตามเป้าหมายเหล่านั้น.

จำเป็นอย่างยิ่งในการวัดลักษณะคุณภาพโดยใช้ตัวบ่งชี้สำหรับคุณลักษณะเช่นความทนทานลักษณะที่ปรากฏของผลิตภัณฑ์หรือความรวดเร็วในการจัดส่ง.

เราทำงานอย่างใกล้ชิดกับซัพพลายเออร์เพื่อพัฒนากระบวนการของพวกเขาและช่วยให้พวกเขาปรับปรุงคุณภาพ.

จัดการความสัมพันธ์

ความท้าทายของแผนกจัดซื้อคือการทำให้ซัพพลายเออร์สนใจที่จะทำงานกับ บริษัท ทำให้ซัพพลายเออร์ลงทุนในความสัมพันธ์ระยะยาว.

แผนกต้องจัดการความสัมพันธ์ภายใน บริษัท ด้วย คุณต้องทำงานกับผู้มีส่วนได้เสียภายในเช่นการตลาดการเงินโลจิสติกส์และการจัดจำหน่ายเพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกัน.

ค้นหานวัตกรรม

เนื่องจากแผนกจัดซื้อมีการติดต่อกับธุรกิจภายนอกที่หลากหลายอยู่เสมอจึงอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมในการรับผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรมที่สามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับธุรกิจในด้านราคาคุณภาพหรือความสะดวกสบาย.

การอ้างอิง

1. การเขียน Alexis (2018) หน้าที่ของแผนกจัดซื้อในองค์กรคืออะไร ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, สารานุกรมเสรี (2018) การจัดการการจัดซื้อ นำมาจาก: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018) บทบาทของแผนกจัดซื้อในธุรกิจ bizfluent.com.
4. BDC (2018) 6 วิธีที่ฝ่ายจัดซื้อสามารถปรับปรุงธุรกิจของคุณได้ นำมาจาก: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014) ห้าลักษณะขององค์กรจัดซื้อระดับโลก ฟอร์บ นำมาจาก: forbes.com.