หุ้น:
6 ส่วนของอีเมลสำคัญ
ส่วนของอีเมลหลักคือหัวเรื่องผู้รับเนื้อหาไฟล์แนบ CC หรือ CCO และลายเซ็นต์.
อีเมล (อีเมล) เป็นบริการแลกเปลี่ยนการส่งข้อความทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เสนอโดยผู้ให้บริการเครือข่ายต่างๆเช่น Google และ Microsoft.
อีเมลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายทั่วโลกก็ไม่สำคัญว่าการสื่อสารได้ทำกับการสนทนาได้เร็วขึ้น.
สาเหตุง่ายอีเมลไม่เพียง แต่ใช้ในการส่งข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรมันเป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้คุณส่งไฟล์แนบทุกชนิดไปยังส่วนใดของโลก.
อีเมลก็มีความสำคัญเนื่องจากจำเป็นต้องใช้บริการมากมายจากเว็บไซต์อื่น ๆ เช่นเครือข่ายสังคมและสถาบันการเงิน มันเป็นขั้นตอนแรกของผู้ใช้ที่จะสามารถใช้บริการหลายอย่างที่มีให้ในเครือข่าย.
เป็นเวลานานที่แสดงให้เห็นว่ามนุษย์เป็นสังคม ทุกคนต้องมีปฏิสัมพันธ์เพื่อรักษาสภาพจิตใจให้แข็งแรงนั่นคือเหตุผลที่เทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งในสิ่งที่ก้าวหน้าที่สุด.
ในความเป็นจริงมนุษย์มีวิวัฒนาการเพื่อรักษาปฏิสัมพันธ์ทางสังคมของเรา จากถ้ำคนโดดเดี่ยวไม่รอด.
นั่นคือสาเหตุที่เราไปจากภาพเขียนคำพูดภาษาเขียนอีเมลโทรเลขทางโทรศัพท์และอีกหลายปีต่อมาตอนนี้กับอินเทอร์เน็ต ไปยังอีเมล.
อีเมลแบ่งออกเป็นส่วนใด?
ที่อยู่ของผู้รับ / ผู้ส่ง
มันเป็นองค์ประกอบหลักของอีเมล นี่คืออีเมลของบุคคลที่จะได้รับข้อความโดยไม่มีผู้รับจดหมายจะไม่ได้รับทุกที่.
เมื่อข้อความมาถึงผู้รับที่อยู่ผู้รับจะเป็นผู้รับตามที่อยู่ของผู้ส่งเนื่องจากที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ส่งข้อความจะปรากฏขึ้น.
ธุรกิจ
เพื่อป้องกันไม่ให้จดหมายถูกกรองว่าเป็นสแปมคุณต้องใส่หัวเรื่อง นี่คือชื่อของอีเมลและเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็นก่อนเปิดอีเมล.
ดังนั้นคุณควรมีข้อมูลที่กระชับและสำคัญเกี่ยวกับคำนำเกี่ยวกับจดหมายที่ได้รับ.
CC หรือ CCO
เป็นสำเนาที่ส่งไปยังผู้รับอื่น นี่คือที่อยู่อีเมลอื่นที่จะส่งสำเนาอีเมลที่ส่งไป.
ตัวเลือก CC - พร้อมสำเนา - จะแสดงที่อยู่ทั้งหมดให้กับผู้รับทั้งหมด แต่ตัวเลือก CCO - พร้อมสำเนาซ่อน - จะส่งสำเนาที่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น.
การใช้ BCC ที่อยู่ของผู้รับแต่ละคนจะถูกซ่อนไว้ นั่นคือผู้รับจะไม่เห็นว่าใครเป็นคนส่งอีเมล.
ร่างกาย
มันเป็นสาระสำคัญของอีเมล ทุกอย่างที่นี่มีการสื่อสารจะแสดงร่างกายเป็นข้อความเอง.
มันไม่มีขีด จำกัด ของคำและคุณสามารถขยายทุกสิ่งที่คุณต้องการ แต่ขอแนะนำว่ามันไม่ได้มีข้อมูลมากและถ้ามันมีมันจะดีกว่าที่จะแนบทุกอย่างในไฟล์.
ไฟล์แนบ
เป็นไฟล์ที่เพิ่มลงในข้อความที่ผู้รับจะดาวน์โหลด สิ่งเหล่านี้มีได้หลายประเภท.
ในอีเมลคุณสามารถแนบรูปถ่ายวิดีโอเอกสารโฟลเดอร์งานนำเสนอสเปรดชีต ฯลฯ ไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้จะต้องเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของผู้ออก.
บริษัท
นี่คือที่ด้านล่างของจดหมาย มันเป็นลายเซ็นล่วงหน้าโปรแกรมและอัตโนมัติจากช่วงเวลานั้นสำหรับข้อความทั้งหมด.
หากเป็นที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลคุณสามารถเพิ่มลายเซ็นที่กำหนดเองด้วยวลีและอีโมติคอน.
อย่างไรก็ตามหากเป็นที่อยู่อีเมลที่ทำงาน บริษัท ควรนำข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ส่งข้อความมา.
ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบที่จะใช้ในนามบัตร ใส่ชื่อหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ บริษัท ที่คุณทำงานและตำแหน่งของคุณ ฯลฯ.
อีเมลมีการจัดการอย่างไร?
อีเมลจะต้องมีข้อความที่เข้าใจได้ดีจากผู้รับ มีลักษณะบางอย่างที่ควรได้รับการดูแลเมื่อเขียนอีเมลและสิ่งที่ต้องคำนึงถึงก่อนส่ง.
คำอวยพร
มันจะต้องเป็นส่วนแรกของข้อความและมันเป็นสิ่งจำเป็นถ้ามันเป็นอีเมลที่เป็นทางการ มันกำหนดว่าใครเป็นคนส่งข้อความถึงและสิ่งที่จะเริ่มต้นในการแสดงความจริงใจ.
วิธีการเขียนคำทักทายขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นใครและใครเป็นผู้ส่ง หากเป็นอีเมลที่ใช้งานได้คำทักทายควรเป็นทางการมากกว่า แต่ถ้าเป็นอีเมลส่วนตัวผู้ส่งสามารถใช้สิทธิ์บางอย่างกับอีเมลนี้ได้.
เนื้อหาของข้อความ
นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเมล ที่นี่ทุกสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยข้อความนี้มีการสื่อสาร.
อีเมลที่ทำงานควรมีลักษณะโดยย่อและกระชับ ไปที่จุดได้อย่างรวดเร็ว แต่จำไว้เสมอว่าจะรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรโดยไม่ต้องเป็นมิตรมากเพราะเนื้อหาเต็มไปหมดและจุดประสงค์ที่แท้จริงก็คือ.
คุณต้องมีการใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเพียงพอเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังคือเพราะการไม่ใช้พวกเขาคุณอาจสูญเสียความหมายของข้อความหรือตีความมันผิดภาษาที่เขียนไม่ง่ายที่จะถอดรหัสเหมือนปากเปล่า.
การรู้ว่าสิ่งที่คนพูดถึงนั้นง่ายกว่าถ้าคุณได้ยินเสียงของเสียงที่ใช้และวิธีการแสดงออก สิ่งนี้ไม่สามารถสังเกตเห็นได้ในการเขียน.
นั่นเป็นสาเหตุที่ข้อความควรพยายามเลียนแบบการสนทนาด้วยวาจาและสะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการไปที่ไหนโดยใช้สัญญาณไวยากรณ์และการสะกดคำที่ดี.
ข้อความนี้ควรกำหนดวัตถุประสงค์ผลประโยชน์และข้อกำหนดโดยไม่ต้องเดินมากเกินไป.
การอำลา
ส่วนนี้เป็นการปิดข้อความ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการสื่อสารทุกสิ่งที่คุณต้องการการปิดที่ดีเป็นสิ่งจำเป็น.
การปิดจะต้องเกิดขึ้นหลังจากกำหนดจุดทั้งหมดในข้อความแล้ว ไม่มีการอำลาในอุดมคติสำหรับอีเมลทั้งหมดเนื่องจากทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อความ.
ขอแนะนำให้ลาก่อนมีชื่อของผู้ส่งถึงแม้ว่าสิ่งนี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ หากเป็นการแลกเปลี่ยนอีเมลที่คงที่ชื่อควรถูกละเว้นหลังอีเมลฉบับแรก.
อีเมลที่ดีและเข้าใจได้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของข้อความเพียงอย่างเดียวส่วนใหญ่เป็นการเขียนและวิธีการแสดงเนื้อหาที่จำเป็นต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของอีเมลดังกล่าว.
การอ้างอิง
- Peter, I. ประวัติของอีเมล คัดลอกมาจาก nethistory.info.
- เซาท์โคลัมบัสไฮ ส่วนพื้นฐานของอีเมล คัดลอกมาจาก southcolumbushigh.com.
- Leigh, J. อะไหล่ของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์สกัดจาก techwalla.com.
- อีเมลของ Zimbra บางส่วนของข้อความอีเมล สกัดจาก zimbra.com.
- Su, T. 15 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ คัดลอกมาจาก thinksimplenow.com เครื่องมือค้นหากองบรรณาธิการ การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ: การให้ผู้คนอ่านและปฏิบัติตามข้อความของคุณ คัดลอกมาจาก mindtools.com.Foresman, S. บางส่วนของข้อความอีเมล คัดลอกมาจาก teachervision.com.
- กายวิภาคของข้อความอีเมล คัดลอกมาจาก syntaxis.com.