หุ้น:
วงจรสำคัญของเอกสารคืออะไร?
วงจรชีวิตของเอกสาร ประกอบด้วยการต่อเนื่องของสเตจผ่านการส่งผ่านไฟล์ตลอดอายุการใช้งาน ขั้นตอนเหล่านี้ตั้งแต่การสร้างเอกสารไปจนถึงการใช้งานและการดัดแปลงทั้งหมดจนถึงเวลาที่จะถูกทำลายหรือยื่นอย่างถาวร.
แนวคิดของวงจรชีวิตของเอกสารถูกสร้างขึ้นในสหรัฐอเมริกาหลังสงครามโลกครั้งที่สอง นี่คือสาเหตุที่จำเป็นต้องค้นหาวิธีที่เหมาะสมในการจัดการไฟล์จำนวนมากที่สะสม.
แต่ละสาขาวิชาจะกล่าวถึงวงจรชีวิตของเอกสารในลักษณะที่แตกต่างกันโดยคำนึงถึงวิธีการและลักษณะของไฟล์.
ตัวอย่างเช่นวงจรชีวิตของเอกสารทางกฎหมายอาจมีขั้นตอนที่แตกต่างจากเอกสารทางวิชาการ.
ในแต่ละกรณีการพิจารณาระยะเวลาที่เอกสารควรถูกจัดเก็บวิธีการจัดเก็บเอกสารหรือการใช้งานที่ถูกต้องควรเปลี่ยนแปลงอย่างไร ในทำนองเดียวกันก็มีวิธีการที่แตกต่างกันไปในขั้นตอนของวงจรชีวิตของคุณ.
ตัวอย่างเช่นอาจมีเอกสารที่ไม่มีค่าใด ๆ สำหรับ บริษัท หรือหน่วยงานรัฐบาลเนื่องจากอายุของมัน อย่างไรก็ตามจดหมายเหตุเดียวกันเหล่านี้สามารถมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์สูงสำหรับพิพิธภัณฑ์.
ความแตกต่างพื้นฐานอีกประการหนึ่งคือระหว่างเอกสารอะนาล็อกและดิจิทัล แม้ว่าความสำคัญอยู่ที่เนื้อหาของเอกสารการมีอยู่ของไฟล์ดิจิทัลหมายถึงลักษณะเฉพาะในการจัดการและในขั้นตอนของวงจรชีวิต.
เอกสารสามยุค
ในปี 1972 นักประวัติศาสตร์คาร์ลอส Wyffels เสนอทฤษฎีของสามยุค ตามเอกสารนี้เป็นวัตถุที่มีกระบวนการที่สำคัญซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงการใช้งานของพวกเขา.
โดยทั่วไปแล้วเอกสารจะถูกใช้อย่างเข้มข้นทันทีหลังจากการสร้างและในช่วงระยะเวลาหนึ่ง.
อย่างไรก็ตามเมื่อเวลาผ่านไปการใช้งานนี้จะลดลงจนถึงช่วงเวลาที่หยุดอย่างสมบูรณ์เนื่องจากอาจถูกเก็บถาวรหรือถูกทำลาย.
ตาม Wyffels รอบนี้ผ่านเอกสารทั้งหมดที่ถูกแบ่งออกเป็นสามอายุ: อายุการบริหารหรือการใช้งานอายุกลางหรือกึ่งใช้งานและอายุไม่ใช้งานหรือประวัติศาสตร์.
อายุผู้ดูแลระบบหรืออายุใช้งาน
มันหมายถึงระยะเวลาการใช้งานของเอกสาร มันเริ่มต้นในช่วงเวลาของการสร้างและจะผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ที่มีการให้คำปรึกษาถ่ายโอนและแบ่งปันเป็นประจำ.
ตัวอย่างเช่นอายุผู้ดูแลระบบของตั๋วบริการสาธารณะเริ่มต้นเมื่อมันถูกสร้างขึ้น จากนั้นมันจะยังคงเคลื่อนที่ในระยะเวลาที่ จำกัด : ในขณะที่บุรุษไปรษณีย์ส่งหรือส่งทางอีเมลเมื่อมีการปรึกษาและเมื่อได้รับค่าตอบแทน.
อายุขั้นกลางหรือกึ่งแอคทีฟ
มันเป็นช่วงเวลาที่เอกสารได้สูญเสียยูทิลิตี้ที่มันถูกสร้างขึ้น ดังนั้นจึงไม่ได้มีการใช้งานเช่นเดียวกับในอายุของผู้ดูแล อย่างไรก็ตามมันได้รับการอนุรักษ์และสามารถปรึกษาได้ไม่บ่อยนัก.
ตัวอย่างเช่นอายุขั้นกลางของตั๋วบริการเริ่มต้นเมื่อหลังจากการชำระเงินจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ มีความเป็นไปได้สูงมากที่จะไม่ได้รับการพิจารณาอีกครั้งอย่างไรก็ตามยังคงถูกเก็บถาวรในกรณีที่มีข้อกังวลใด ๆ.
อายุการใช้งานกึ่งถาวรของเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามชนิดของเอกสารและตามบริบท ตัวอย่างเช่นเอกสารทางกฎหมายสามารถมีชีวิตที่กระตือรือร้นมากกว่าตั๋วบริการสาธารณะ.
อายุที่ไม่ได้ใช้งานหรืออายุที่ผ่านมา
มันหมายถึงช่วงเวลาสุดท้ายของไฟล์ อย่างไรก็ตามไฟล์บางไฟล์ไม่มีปลายทางเดียวกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะของพวกเขาพวกเขาสามารถเปลี่ยนเป็นประวัติศาสตร์หรือถูกทำลาย.
เอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์คือสิ่งที่มีคุณค่าทางวัฒนธรรมหรือการวิจัย ดังนั้นในระหว่างขั้นตอนนี้จึงมีการพยายามรักษาวิธีการเก็บรักษาไว้อย่างสมบูรณ์ที่สุดเท่าที่จะทำได้.
ขั้นตอนของวงจรชีวิตของเอกสาร
ทฤษฎีของสามยุคนั้นกำหนดโดยทั่วไปขั้นตอนพื้นฐานซึ่งเอกสารทั้งหมดผ่าน.
อย่างไรก็ตามยังมีขั้นตอนเฉพาะเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่กำหนดประโยชน์และการจัดการเอกสาร.
ขั้นตอนที่เอกสารผ่านขึ้นอยู่กับมูลค่าการใช้งานและบริบท ตามลักษณะเหล่านี้จะถูกกำหนดซึ่งเป็นขั้นตอนที่จะต้องข้ามและซึ่งมีการจัดการทางเทคนิคและการบริหารสำหรับแต่ละคนของพวกเขา.
นี่คือบางส่วนของขั้นตอนหลักที่เอกสารผ่านในช่วงอายุการใช้งาน:
1 การสร้าง: ประกอบด้วยการสร้างเอกสารทั้งในรูปแบบที่พิมพ์หรือดิจิทัล.
2 การจัดเก็บ: ตามรูปแบบที่เอกสารถูกสร้างขึ้นจะถูกจัดเก็บทางร่างกายหรือดิจิทัล ในบางกรณีขั้นตอนการแปลงเป็นดิจิทัลจะได้รับการพิจารณาด้วยเช่นกันเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ.
3 หมวดหมู่: หมายถึงองค์กรการจัดประเภทหรือการจัดทำดัชนีของเอกสารตามพารามิเตอร์ที่กำหนดในแต่ละบริบท.
4-Transfer: มันหมายถึงการส่งและ / หรือการส่งเอกสารตามลักษณะของมัน ในความเป็นจริงสิ่งนี้อาจหมายถึงการจัดส่งทางไปรษณีย์หรือส่งทางอีเมลตาม แต่กรณี.
5 การกระจาย: ขั้นตอนนี้หมายถึงเอกสารที่เป็นประโยชน์สาธารณะหรือต้องการดังนั้นหลังจากถูกสร้างขึ้นพวกเขาจำเป็นต้องเปิดเผยให้คนกลุ่มหนึ่ง.
การใช้งานร่วมกัน 6 ครั้ง: ปัจจุบันสามารถจัดเรียงไฟล์เพื่อใช้งานและแก้ไขร่วมกันได้ ขั้นตอนนี้มีลักษณะที่ปรากฏเมื่อเร็ว ๆ นี้และพิจารณาเฉพาะสำหรับเอกสารดิจิทัล.
7 คำค้นหา: อ้างถึงสเตจที่จัดเรียงเอกสารด้วยความตั้งใจที่จะปรึกษาได้ ในระหว่างกระบวนการนี้ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและ / หรือการช่วยสำหรับการเข้าถึงมีความสำคัญมากขึ้นอยู่กับสาธารณะที่คาดว่าจะเข้าถึงข้อมูล.
8 ยื่นหรือทำลาย: นี่คือขั้นตอนสุดท้ายในวงจรชีวิตของเอกสารทั้งหมด มันสอดคล้องกับช่วงเวลาที่จะตัดสินใจว่ามันมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์เพียงพอที่จะได้รับการอนุรักษ์หรือในทางตรงกันข้ามมันจะถูกทำลาย.
วิธี
- วิทยาลัยดาร์มมั ธ ( S.F. ) วงจรชีวิตของเอกสาร: คำจำกัดความเทคโนโลยีที่สนับสนุนและแอปพลิเคชัน สืบค้นจาก: dartmouth.edu
- González, L. (2015) วงจรชีวิตของเอกสาร: ทฤษฎีอายุ 3 ปี สืบค้นจาก: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013) วงจรการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ดึงมาจาก: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F. ) วงจรชีวิตของเอกสาร สืบค้นจาก: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016) วงจรชีวิตของเอกสาร - ระบบจดหมายเหตุของสเปน กู้คืนจาก: normadat.es.