ประวัติเลขานุการผู้บริหารทักษะและหน้าที่ที่จำเป็น

เลขานุการผู้บริหาร เป็นงานหรืออาชีพที่ให้การสนับสนุนสูงสุดแก่พนักงานระดับสูงใน บริษัท หรือองค์กร เป็นผู้ที่จะจัดระเบียบและรักษาตารางผู้บริหารและช่วยให้พวกเขาดำเนินงานด้านการบริหารที่หลากหลาย.

วัตถุประสงค์คือเพื่อสนับสนุนประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจโดยมั่นใจว่างานบริหารทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายจะถูกดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ เลขานุการคือบุคคลที่ให้การสนับสนุนด้านการบริหาร พวกเขาสามารถทำงานต่าง ๆ เช่นการเขียนและการยื่นตอบรับโทรศัพท์และส่งข้อความ.

ในทางกลับกันผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ช่วยฝ่ายบริหารก็ทำกิจกรรมบางอย่างเช่นการประสานงานสำนักงานการวิจัยผลิตภัณฑ์การโต้ตอบกับซัพพลายเออร์การสั่งซื้อผลิตภัณฑ์และการสร้างฐานข้อมูล.

โดยปกติแล้วผู้บริหารระดับสูงจะได้รับเงินเดือนสูงกว่าเลขานุการเนื่องจากทำหน้าที่ระดับสูงและเร่งประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน.

ดัชนี

• 1 โปรไฟล์ที่จำเป็น
• 2 ทักษะที่จำเป็น
• 3 ฟังก์ชั่น
  • 3.1 ความรับผิดชอบ
• 4 อ้างอิง

รายละเอียดที่จำเป็น

- วุฒิปริญญาตรีสาขาบริหารธุรกิจหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง.

- ประสบการณ์ที่พิสูจน์แล้วในฐานะเลขานุการผู้บริหารหรือบทบาทการบริหารที่คล้ายกัน.

- จะต้องมีความสามารถในการจัดการของ Microsoft-Office ในทางที่สำคัญและในซอฟต์แวร์ "back-office" เช่นระบบ ERP.

- มีความรู้อย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับการบริหารสำนักงานและขั้นตอนการบัญชีขั้นพื้นฐานรวมถึงคำศัพท์ทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องที่จัดการในอุตสาหกรรม.

- ความคุ้นเคยกับวิธีการวิจัยพื้นฐานและเทคนิคการรายงาน.

- มีทักษะการจัดการองค์กรและเวลาที่ดีเยี่ยม.

- ทักษะการสื่อสารและการเจรจาต่อรองที่โดดเด่น.

- ความซื่อสัตย์และความลับ.

เลขานุการผู้บริหารจะต้องเป็นมืออาชีพที่รวดเร็วพร้อมความสามารถในการบริหารเวลาและความสามารถในการทำงานหลายอย่างที่ยอดเยี่ยม ขึ้นอยู่กับความขยันและความสามารถในการทำงานของพวกเขาที่ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการของพวกเขาโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับงานอื่น.

ผู้จัดการหลายคนพึ่งพาเลขานุการผู้บริหารเป็นอย่างมากเพื่อประสานงานประจำวันและทำให้พวกเขาอยู่ในวาระการประชุม พวกเขาจำเป็นต้องมีไหวพริบและความกล้าแสดงออกอย่างเหมาะสมในฐานะผู้พิทักษ์เวลาของผู้จัดการ.

ทักษะที่จำเป็น

เลขานุการผู้บริหารจะต้องมีประสิทธิภาพในทักษะพื้นฐานเช่นการเขียนไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนและมีประสบการณ์การใช้อุปกรณ์สำนักงานและโปรแกรมซอฟต์แวร์ทั่วไปเช่นการประมวลผลคำสเปรดชีตและกราฟิก.

ในทำนองเดียวกันพวกเขาจะต้องมีทักษะที่ยอดเยี่ยมในการจัดการเวลาและความสามารถในการจัดการกับความรับผิดชอบที่หลากหลาย.

ในทางกลับกันเลขานุการผู้บริหารยังต้องการคุณสมบัติอื่น ๆ เช่นการตัดสินใจที่ดีการเจรจาต่อรองการตัดสินใจและความสามารถในการแก้ปัญหาด้วยตนเอง.

พวกเขาต้องการทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งเพื่อโต้ตอบกับสาธารณะเขียนรายงานและตรวจสอบสิ่งพิมพ์.

ฟังอย่างกระตือรือร้น

ต้องรู้จักใส่ใจอย่างเต็มที่กับสิ่งที่คนอื่นพูดใช้เวลาทำความเข้าใจประเด็นที่กำลังทำถามคำถามตามความเหมาะสมและไม่รบกวนเวลาที่ไม่เหมาะสม.

การอ่านจับใจความ

มีความเข้าใจประโยคและย่อหน้าที่เขียนอย่างสมบูรณ์ในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน.

การบริหารเวลา

รู้วิธีจัดการเวลาของคุณเองอย่างมีประสิทธิภาพรวมถึงเวลาของผู้อื่น.

รู้วิธีการพูด

พูดกับผู้อื่นอย่างชัดเจนเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

การเขียน

มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นลายลักษณ์อักษรตามสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของผู้ชม.

การคิดเชิงวิพากษ์

การใช้ตรรกะและการใช้เหตุผลเพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทางเลือกทางเลือกข้อสรุปหรือแนวทางการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น.

การเรียนรู้เชิงรุก

ทำความเข้าใจกับนัยของข้อมูลใหม่สำหรับการแก้ปัญหาและทำการตัดสินใจในปัจจุบันและอนาคต.

การประสาน

การปรับการกระทำที่เกี่ยวข้องกับการกระทำของผู้อื่น.

ทบทวน

ทบทวนและประเมินผลการปฏิบัติงานของตัวเองบุคคลหรือองค์กรอื่น ๆ เพื่อทำการปรับปรุงหรือใช้มาตรการแก้ไข.

ฟังก์ชั่น

เลขานุการผู้บริหารอาจรับผิดชอบเงินสดย่อยและการบัญชี แต่ยังสามารถจัดการงบประมาณได้ คุณสามารถเผยแพร่บทความบนเว็บไซต์แม้ว่าคุณสามารถออกแบบและจัดการเว็บไซต์.

คุณสามารถทำรายการข้อมูลในสเปรดชีตที่คุณออกแบบและใช้สำหรับฟังก์ชั่นการรายงาน.

เลขานุการผู้บริหารสามารถกำกับดูแลเจ้าหน้าที่ธุรการ เขารายงานตรงต่อ CEO บ่อยครั้งและสามารถสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงหนึ่งคนขึ้นไป.

ความรับผิดชอบ

ให้ความสำคัญกับผู้บริหาร

- เก็บวาระของผู้บริหารและช่วยในการวางแผนการนัดหมายการประชุมคณะกรรมการการประชุมและอื่น ๆ.

- เข้าร่วมการประชุมเพื่อจัดทำรายงานการประชุมและรายงานการประชุมจากนั้นรวบรวมถอดความและแจกจ่าย.

- จัดเตรียมการเดินทางทั้งหมดสำหรับผู้บริหาร: การซื้อบัตรโดยสารการจองโรงแรมการจัดส่งค่าใช้จ่ายการเดินทางการจัดการและการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นต้น.

- รวบรวมข้อมูลและจัดทำเอกสารหรือรายงานเพื่อประกอบการพิจารณาและนำเสนอโดยผู้บริหารคณะกรรมการชุดย่อยและคณะกรรมการ บริษัท ตามที่ได้รับมอบหมาย.

- จัดการเอกสารที่เป็นความลับเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขายังคงปลอดภัย.

ปฏิสัมพันธ์ภายในและภายนอก

- รับและกรองสายโทรศัพท์เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลที่เหมาะสมเมื่อสะดวก.

- จัดการจัดลำดับความสำคัญและแจกจ่ายจดหมายโต้ตอบที่เข้ามาหรือส่งออกทั้งหมด (อีเมลจดหมายโทรสารแพคเกจ ฯลฯ ) การอ่านและวิเคราะห์บันทึกที่เข้ามาการนำเสนอและรายงานเพื่อกำหนดความสำคัญและวางแผนการกระจายของพวกเขา.

- เตรียมคำตอบสำหรับการโต้ตอบที่มีคำสั่งตามปกติ.

- ตรวจสอบการใช้เครื่องใช้สำนักงานและเจรจาข้อตกลงกับซัพพลายเออร์เพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อนั้นมีกำไรมากขึ้น.

- พบกับบุคคลกลุ่มผลประโยชน์พิเศษและอื่น ๆ ในนามของผู้บริหารคณะกรรมการชุดย่อยและคณะกรรมการ บริษัท.

- ยินดีต้อนรับผู้เยี่ยมชมและพิจารณาว่าพวกเขาควรได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางคนหรือไม่.

การสนับสนุนการบริหาร

- เก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่เก็บถาวรเพื่อให้มั่นใจว่ามีการจัดระเบียบข้อมูลและเข้าถึงได้ง่ายเพื่อการเรียกใช้อย่างรวดเร็ว.

- จัดทำใบแจ้งหนี้รายงานจดหมายงบการเงินและเอกสารอื่น ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำสเปรดชีตฐานข้อมูลและ / หรือการนำเสนอนอกจากนี้ยังให้ความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องในการบัญชี.

- ปฏิบัติงานในสำนักงานทั่วไปเช่นการบำรุงรักษาระบบการบริหารและการปฏิบัติงานการบัญชีขั้นพื้นฐาน.

- ประสานงานและให้บริการสำนักงานโดยตรงเช่นบันทึกและจัดทำงบประมาณเพื่อช่วยเหลือผู้บริหาร.

- กำหนดและดูแลนโยบายและขั้นตอนการบริหารทั้งสำหรับพนักงานของสำนักงานรวมถึงองค์กร.

- ทบทวนแนวทางปฏิบัติและขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อพิจารณาว่าสามารถทำการปรับปรุงในด้านต่าง ๆ เช่นเวิร์กโฟลว์ขั้นตอนการรายงานหรือค่าใช้จ่าย.

- กำกับดูแลและฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ธุรการอื่น ๆ.

การอ้างอิง

1. สามารถทำงานได้ (2018) คำอธิบายงานของเลขานุการผู้บริหาร นำมาจาก: resources.workable.com.
2. เบ ธ กรีนวูด (2018) ความแตกต่างระหว่างเลขานุการและเลขานุการผู้บริหาร งาน - Chron นำมาจาก: work.chron.com.
3. ผู้วางแผนอาชีพ (2018) เลขานุการผู้บริหารและผู้ช่วยฝ่ายบริหาร นำมาจาก: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018) คำอธิบายลักษณะงานของเลขานุการผู้บริหาร นำมาจาก: hrvillage.com.
5. BSR (2018) ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหาร นำมาจาก: bestsampleresume.com