คู่มือขั้นตอนการดำเนินงานของ บริษัท สิ่งที่ให้บริการวิธีการเตรียม

คู่มือขั้นตอน ของ บริษัท มันเป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งแสดงรายการคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการมอบหมายงานให้เสร็จสมบูรณ์หรือวิธีจัดการกับสถานการณ์เฉพาะเมื่อเกิดขึ้นในที่ทำงาน มีแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของ บริษัท และคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจหลัก.

คู่มือนี้ยังประกอบด้วยวิธีการและมาตรฐานในการทำงานที่คาดว่าจะดำเนินการ การสร้างคู่มือของขั้นตอนช่วยให้ บริษัท สามารถเติบโตได้ง่ายขึ้นการฝึกอบรมและอำนวยความสะดวกในการขยายความสามารถ.

คู่มือนี้สามารถใช้เป็นแฟ้มสามแฟ้มโฟลเดอร์ในไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือรุ่นอัตโนมัติที่เผยแพร่ทางออนไลน์โดยใช้ ซอฟต์แวร์ ของการบริหารขั้นตอน ทุกคนต้องเข้าใจว่าทำคู่มือขั้นตอนอะไรและสามารถพบได้เมื่อมีคนต้องการ.

การเขียนคู่มือโพรซีเดอร์ต้องการให้เข้าใจขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเฉพาะใด ๆ อย่างชัดเจน เมื่อ บริษัท เติบโตจำเป็นต้องมีขั้นตอนใหม่ ๆ คู่มือโพรซีเดอร์ยังถือเป็นไลบรารีของโพรซีเดอร์.

บ้านคู่มือตัวอย่างของขั้นตอนที่สามารถใช้เป็นแบบจำลองสำหรับขั้นตอนการปฏิบัติงานใหม่ พนักงานทุกคนขององค์กรจะต้องได้รับการศึกษาในนโยบายและขั้นตอนของ บริษัท พวกเขาควรเข้าถึงคู่มือโพรซีเดอร์ได้ทันที.

ดัชนี

• 1 มันใช้ทำอะไร?
• 2 วิธีทำ?
  • 2.1 กำหนดกระบวนการกลาง
  • 2.2 เขียนคำแนะนำ
  • 2.3 สร้างแผนภูมิการไหลของแต่ละกระบวนการ
  • 2.4 ส่งขั้นตอนให้ผู้อื่นอ่าน
  • 2.5 สร้างรายการตรวจสอบและแบบฟอร์ม
  • 2.6 รวมเข้ากับคู่มือขั้นตอน
• 3 ตัวอย่าง
• 4 อ้างอิง

มีไว้เพื่ออะไร??

ด้วยการใช้คู่มือวิธีปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษร บริษัท สามารถอำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น.

นอกเหนือจากการฝึกอบรมแล้วคู่มือขั้นตอนยังให้ทรัพยากรแก่สมาชิกในทีมเพื่อเรียนรู้ขั้นตอนที่ใช้น้อยที่สุดเพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นทางการที่ถูกต้องรักษาคุณภาพการควบคุม.

พนักงานต้องเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา หัวหน้างานต้องการคู่มือขั้นตอนในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ โดยการจัดทำเอกสารมาตรฐานสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตคุณภาพและความพึงพอใจของลูกค้าคือการสื่อสาร.

ด้วยนโยบายและขั้นตอนที่ส่งผลกระทบต่อพื้นที่ทำงานพนักงานระดับแนวหน้าจะได้รับอำนาจในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลา.

คู่มือขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพให้วิธีการที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารระหว่างแผนกช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไขปัญหาทางธุรกิจในแต่ละวันโดยไม่จำเป็นต้องมีการควบคุมดูแลที่ไม่จำเป็น.

วัตถุประสงค์ของคู่มือขั้นตอนควรจัดระเบียบเนื้อหาต่าง ๆ เพื่อสะท้อนถึงวิธีและวิธีการสื่อสารของ บริษัท เพื่อให้บริการหรือผลิตผลิตภัณฑ์ในราคาที่ถูกที่สุดและในเวลาที่สั้นที่สุด.

มีประโยชน์เพิ่มเติมในการรักษาความพึงพอใจในงานและแรงจูงใจพนักงานสูง.

วิธีทำ?

ก่อนที่จะพัฒนาคู่มือขั้นตอนเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างนโยบายกระบวนการกลางและขั้นตอน.

- นโยบายคือชุดของหลักการพื้นฐานและแนวทางที่เกี่ยวข้องกำหนดและนำไปใช้โดยความเป็นผู้นำขององค์กรเพื่อกำหนดและ จำกัด การกระทำในการแสวงหาเป้าหมายระยะยาว.

- กระบวนการพื้นฐานคือลำดับของขั้นตอนการพึ่งพาซึ่งกันและกันและเชื่อมโยงกันซึ่งในแต่ละขั้นตอนจะใช้ทรัพยากรอย่างน้อยหนึ่งอย่าง (เวลาพนักงานพลังงานเครื่องจักรเงิน) เพื่อแปลงปัจจัยการผลิตเป็นผลิตภัณฑ์ ผลลัพธ์เหล่านี้เป็นข้อมูลป้อนเข้าสำหรับขั้นตอนต่อไปจนกว่าจะถึงเป้าหมายหรือผลลัพธ์สุดท้ายที่ทราบ.

- ขั้นตอนคือลำดับของกิจกรรมหรือการกระทำที่แน่นอนซึ่งกำหนดโดยขั้นตอน (มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน) ซึ่งจะต้องดำเนินการในลำดับเดียวกันเพื่อระบุงานอย่างถูกต้อง.

กำหนดกระบวนการกลาง

กระบวนการกลางทั้งหมดที่ บริษัท ต้องพิจารณา มันเริ่มต้นด้วยการกำหนดกระบวนการที่จะวิเคราะห์และแมปในคู่มือขั้นตอนการสร้างการสรุปของขั้นตอนทั้งหมดที่จะรวม.

แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่กระบวนการแต่ละอย่างจะไม่ถูกวางไว้ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสร้างพื้นฐานที่สำคัญและสำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่นร้านอาหารสามารถกำหนดกระบวนการกลางเกี่ยวกับวิธีการทำอาหารโดยเฉพาะ แต่ที่สำคัญคือกระบวนการทำความสะอาดร้านอาหาร.

รายการของกระบวนการหลักที่ต้องครอบคลุมต้องถูกสร้างขึ้นเพื่อให้แต่ละกระบวนการสามารถรวมเข้ากับคู่มือโพรซีเดอร์หลังจากทำแผนที่ ชุดรูปแบบจะทำหน้าที่เป็นแนวทางเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทิ้งงานใด ๆ เมื่อคุณเริ่มเขียนคู่มือ.

เขียนคำแนะนำ

รวมคำอธิบายสั้น ๆ ของสิ่งที่มีอยู่ในคู่มือซึ่งจะกล่าวถึงคนที่จะใช้คู่มือโดยตรงสิ่งที่ผู้อ่านสามารถคาดหวังได้เมื่อใช้คู่มือและวิธีที่ดีที่สุดในการใช้คู่มือ (เช่น "อ่านตั้งแต่ต้นจนจบ") สิ้นสุด "หรือ" ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อค้นหาขั้นตอนตามความจำเป็น ").

สร้างแผนภูมิการไหลของแต่ละกระบวนการ

แต่ละกระบวนการถูกกำหนดโดยขั้นตอนหรืองานที่จำเป็นต่อการทำให้สำเร็จ หากข้ามขั้นตอนไปอาจหมายถึงการสูญเสียหรือล่าช้าในการสั่งซื้อหรือมีผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ชำรุด สร้างผังงานคือการกำหนดเวิร์กโฟลว์.

ในการทำคู่มือให้สมบูรณ์คุณต้องเริ่มต้นด้วยกระบวนการเดียวในแต่ละครั้ง: เริ่มต้นด้วยกระบวนการสกีมาแรก อธิบายถึงขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้กระบวนการเสร็จสมบูรณ์จากนั้นรายละเอียดจะถูกส่งกลับและรายละเอียดจะถูกเขียนสำหรับแต่ละขั้นตอน.

คุณต้องทำให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนมีความชัดเจนและรัดกุม แต่ละขั้นตอนควรให้รายละเอียดเพียงพอสำหรับทุกคนที่จะปฏิบัติตามคำแนะนำ.

ตัวอย่างเช่นสมมติว่ามีการสร้างกระบวนการสำหรับกระบวนการขายโดยข้อกำหนดบนอินเทอร์เน็ต ขั้นแรกให้แผนภูมิการไหลเกี่ยวกับวิธีการติดต่อลูกค้าในขั้นต้นหลังจากที่เขาขอข้อมูล: โดยการโทรศัพท์อีเมลหรือข้อความ.

หากไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้ในเบื้องต้นจะมีการคำนวณจำนวนครั้งที่ทีมขายติดตามด้วยสคริปต์เฉพาะสำหรับแต่ละที่ติดต่อ.

เมื่อลูกค้าได้รับการติดต่อสคริปต์อื่นจะถูกกำหนดเช่นเดียวกับชุดของการติดตามขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์หรือตัดสินใจที่จะรอ.

ให้ขั้นตอนแก่ผู้อื่นในการอ่าน

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีเพื่อนร่วมงานหรือคนที่คุณรู้จักอ่านและปฏิบัติตามคำแนะนำตามที่เขียน บุคคลนี้สามารถให้ความเห็นที่มีค่าหากมีขั้นตอนที่คุณไม่สามารถดำเนินการให้หรือไม่เข้าใจ.

ขั้นตอนนี้จะถูกดีบั๊กตามความคิดเห็น คุณอาจจำเป็นต้องเขียนแก้ไขหรือเพิ่มคำแนะนำ.

สร้างรายการตรวจสอบและแบบฟอร์ม

สำหรับกระบวนการใด ๆ มันง่ายกว่าสำหรับสมาชิกในทีมที่จะทำตามแบบฟอร์มหรือรายการตรวจสอบ นั่นคือเหตุผลที่เทมเพลตรายละเอียดต้องได้รับการพัฒนาขึ้นอยู่กับกระบวนการที่แม็พ.

หากคุณต้องการรวบรวมข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเมื่อลูกค้าเข้ามาคุณต้องให้แน่ใจว่าแม่แบบนั้นมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่นำเสนอในลักษณะที่รัดกุม.

ไม่ควรสันนิษฐานว่าสมาชิกในทีมจะจดจำทุกสิ่งที่กระบวนการระบุไว้โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้านั่งอยู่ข้างหน้าพวกเขา รายการตรวจสอบและแบบฟอร์มควรรวมเข้ากับภาคผนวกของผังงานและขั้นตอนของกระบวนการ.

รวมไว้ในคู่มือโพรซีเดอร์

หลังจากที่มีการกำหนดผังงานให้แต่ละกระบวนการและสร้างแม่แบบเอกสารสนับสนุนทั้งหมดแล้วพวกเขาจะรวมอยู่ในคู่มือขั้นตอนที่สมบูรณ์ คู่มือถูกจัดระเบียบตามแผนก.

ตัวอย่างเช่นคู่มือขั้นตอนอาจมีส่วน "การขาย", "การดำเนินงาน" และ "การกระจาย" แต่ละส่วนจะถูกแบ่งออกเป็นกระบวนการกลางของแผนกนั้นโดยทั่วไปตามลำดับที่แต่ละกระบวนการกลางจะดำเนินการในการจัดส่งทั่วไปของผลิตภัณฑ์.

ในส่วน "การกระจาย" คุณสามารถมีกระบวนการหลักหลายอย่างเช่น "รับใบสั่งซื้อ", "บรรจุภัณฑ์สำหรับการจัดส่ง", "จัดส่ง" และ "ติดตาม".

คู่มือขั้นตอนได้รับการจัดระเบียบพร้อมสารบัญและแต่ละขั้นตอนมีการระบุไว้อย่างชัดเจนพร้อมหัวเรื่องหัวเรื่องที่ชัดเจน.

มันมีปกที่มีชื่อของคู่มือสารบัญบทนำและขั้นตอนตามลำดับของสารบัญ.

แม้กระทั่งแท็บก็สามารถให้สมาชิกในทีมตรวจสอบคู่มือได้ง่ายเพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหาขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในแผนกของตน.

ในที่สุดก็มีการทำสำเนาและแจกจ่าย ต้องสนับสนุนข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงคู่มือเมื่อจำเป็น ควรมีคู่มือที่มีอยู่ในพื้นที่ที่กำหนดของสถานที่ปฏิบัติงานแต่ละแห่งโดยใช้นโยบายและขั้นตอน.

ตัวอย่าง

-คู่มือสำหรับการปรุงแฮมเบอร์เกอร์ในวิธีเฉพาะ.

-คู่มือเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติในกรณีที่เกิดเพลิงไหม้แผ่นดินไหวหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ.

-คู่มือเกี่ยวกับวิธีการตอบสนองต่อข้อร้องเรียนของลูกค้าหรือต่อลูกค้าที่ก้าวร้าว.

-คู่มือการดำเนินการขั้นตอนการคัดเลือกบุคลากร.

-คู่มือเพื่อทราบวิธีการทำงานในร้านอาหาร.

การอ้างอิง

1. Kimberlee Leonard (2017) ฉันจะเขียนคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานได้อย่างไร ธุรกิจขนาดเล็ก - Chron smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017) คู่มือนโยบายและขั้นตอนการทำงานคืออะไร? Bizmanualz นำมาจาก: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017) คำจำกัดความของคู่มือกระบวนการ นำมาจาก: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017) วัตถุประสงค์ของคู่มือขั้นตอนคืออะไร? Bizmanualz นำมาจาก: bizmanualz.com.
5. เทมเพลตแล็บ (2018) 37 เทมเพลตขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ที่ดีที่สุด นำมาจาก: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017) แนวทาง 8 ขั้นตอนในการสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานด้วยตนเอง Lern นำมาจาก: blog.lern.org.